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Vantagens e desvantagens da organização tradicional de arquivos

Atualizado em 21 fevereiro, 2017

O arquivamento tradicional de papéis tem sido amplamente substituído ou auxiliado pelo armazenamento de arquivos em bancos de dados em um computador. Há vantagens e desvantagens para a arquivamento tradicional. Embora os arquivos de papel estejam ao seu alcance e de fácil acesso, elas também ocupam uma grande quantidade de espaço e desperdício de papel. Determinar se um sistema de arquivamento tradicional é ideal para você dependerá do seu negócio. Escritórios de advocacia e empresas que possuem registros médicos poderão ter arquivos que mudam e crescem rapidamente, de modo que arquivamento de papel tradicional seja a única forma eficaz de acompanhar a evolução diária.

A organização tradicional de arquivos poderá consumir uma grande quantidade de espaço (Creatas Images/Creatas/Getty Images)

Fácil acesso

A organização tradicional de arquivos é de fácil acesso. Os arquivos estão fisicamente em um local central. Se você não conseguir encontrar alguma coisa, poderá gastar o tempo necessário para passar por cada arquivo até encontrar exatamente o que você está procurando. A capacidade de ver, tocar e ler seus arquivos sempre poderão ajudá-lo a pensar sobre como inovar os aspectos do seu negócio.

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Fácil de entender

Os sistemas tradicionais de arquivamento normalmente são fáceis de entender. Os arquivos poderão ser organizados de várias maneiras, incluindo em ordem alfabética, por assunto ou competência, numericamente, por data, local ou por ordem de importância. Mesmo que, inicialmente, não entenda o sistema de arquivamento a ser usado, você poderá descobrir isso pesquisando os arquivos e prestando atenção para definir os fatores.

Desatualizados

Por outro lado, o arquivamento tradicional de arquivos foi substituído em muitas organizações por um computador. Mais empresas estão digitalizando e fazendo download de seus arquivos em computadores de escritório. Com este método, os trabalhadores poderão encontrar os arquivos e enviá-los instantaneamente com o software de banco de dados de pesquisa, economizando tempo e aumentando a produtividade.

Difícil proteção

O arquivamento tradicional de arquivos não possui a proteção adequada. Incêndios ou outros desastres naturais poderão destruir os arquivos, o que poderá resultar em perda de negócios. Fazer o backup de arquivos tradicionais é demorado e leva horas de cópia, rotulagem e re-arquivamento.

Falta de espaço e eficiência

A organização tradicional de arquivos poderá sair do controle. O número de arquivos para organizar cresce conforme o seu negócio; ele poderá se tornar uma dor de cabeça na hora de encontrar espaço para todas as papeladas. O arquivamento de itens de forma eficiente também poderá se tornar um desafio.

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Referências

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