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Como arquivar em ordem cronológica por nome

Ao gerir um negócio, é ideal que se tenha um espaço bem organizado para guardar os registros de todas as transações comerciais. Isso fará com que a gestão da sua empresa seja um processo muito mais tranquilo e poupará um monte de problemas.

Empresas que usam um sistema de arquivo em ordem cronológica para os recibos e transações têm menos problemas em encontrar e ter acesso com facilidade às suas atividades comerciais, o que pode ser uma maneira mais eficiente de se manter organizado e preparado.

Instruções

Arquive suas transações comerciais em ordem cronológica (empty files image by Ivonne Wierink from Fotolia.com)
  1. Separe uma seção ou gaveta do fichário para cada empresa com a qual realiza negócios. Ao colocar o nome comercial em ordem alfabética, você facilitará a procura por determinada empresa. Use gavetas diferentes para produtos recebidos e despachados.

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  2. Rotule 12 pastas ou divisórias com os meses do ano para cada uma das empresas com as quais realiza negócios. Utilize um sistema de código por cores para facilitar a recuperação.

  3. Reúna todos os seus recibos comerciais dos últimos 12 meses. Separe-os de acordo com o nome da empresa, o que facilitará o arquivamento por ordem cronológica.

  4. Coloque os recibos em uma pasta apropriada marcada com o mês exato da transação comercial. As notas fiscais devem ser arquivadas durante o mês de recebimento do produto, o que facilitará encontrá-las.

  5. Arquive cada recibo em ordem cronológica a partir da data mais recente até a transação mais recente. É provável que precise ter acesso a transações mais antigas, se houver um problema.

  6. Coloque cada pasta na gaveta apropriada anteriormente categorizada por nome de empresa.

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Dicas

  • Separe uma seção ou gaveta do arquivo para pagamentos de impostos, folha de pagamento, contas e demonstrações de lucros ou perdas.
  • Ensine todos os funcionários a utilizar o sistema em ordem cronológica.
  • Inclua as informações de contato de cada empresa em cada arquivo para facilitar o acesso.
  • Realize uma auditoria a cada seis meses para garantir que seus registros estejam precisos.

O que você precisa

  • Armário para os arquivos
  • Pastas
  • Marcador
  • Etiquetas

Referências

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