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Checklist para mudança de escritório

Mudar sua empresa para um novo local é uma grande transição que requer um planejamento cuidadoso e bastante esforço. As empresas maiores precisam de mais tempo para passar pelo processo de realocação sem problemas, mas até mesmo um pequeno empresário deve ficar atento a todas as etapas envolvidas na criação de um novo e produtivo escritório.

Um novo escritório pode significar mais espaço para ser produtivo (office chair image by Ekaterina Sidorenko from Fotolia.com)

Planejamento

A fase de planejamento deve começar muito antes antes da mudança propriamente dita. Pode levar meses para tomar todas as providências necessárias e encontrar um novo espaço onde você possa entrar e começar a trabalhar. Quanto maior for sua empresa, mais tempo você deve reservar para este projeto. Crie um sistema de acompanhamento de custos e programação da mudança para disponibilizar estes dados da forma mais ampla e fácil que for possível.

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Comunicação

Estabeleça uma linha de comunicação com seus funcionários sobre a mudança. Informe-os sobre a data para que possam adequar suas agendas pessoais de forma a não atrapalhar o processo. Se você fechar o escritório durante a mudança, certifique-se de avisar seus funcionários com antecedência suficiente para que possam ajustar suas atividades.

Eleja um responsável

Para evitar mal-entendidos e informações conflitantes, coloque alguém no comando da mudança. Normalmente, isso é um trabalho para um gerente de escritório ou assistente, mas a pessoa com as melhores habilidades organizacionais e tempo extra suficiente pode se encarregar de todo o processo. Isso não significa que uma pessoa precise tomar todas as decisões, mas colocar uma única pessoa como responsável pela coordenação diminui a probabilidade de um grande revés.

Compare empresas de mudança

No início do processo, entre em contato com empresas de mudanças comerciais em sua área. Obtenha uma cotação, que será baseada na distância e no tamanho de seus escritórios. As empresas podem oferecer uma taxa fixa, uma taxa por hora ou outro esquema de preços. Pergunte o que cada preço inclui e use orçamentos competitivos como argumento para conseguir o melhor negócio possível. Se você optar por contratar um caminhão de frete ou pagar seus funcionários para ajudar, estabeleça um orçamento e certifique-se de ter pessoas comprometidas o suficiente para lidar com o trabalho.

Limpeza

Antes de tomar posse do novo local, inspecione-o cuidadosamente. Contrate uma equipe de limpeza se o proprietário não for limpar o novo espaço, ou passe um fim de semana limpando-o você mesmo.

Não se esqueça de limpar o seu escritório anterior. Peça aos funcionários que evitem trazer novos equipamentos ou itens para o escritório, visto que a mudança se aproxima. Além disso, faça uma limpeza nos armários de estoque, arquivos e almoxarifados para doar ou jogar fora equipamentos velhos e obsoletos.

Designar salas

Em algum momento durante a sua mudança você precisará designar os espaços de escritório novo. Use uma planta ou fotos para determinar quais partes do escritório serão reservadas para os executivos e como o resto de seus funcionários irá dividir o espaço restante. Considere antiguidade, cargo e atribuições (tais como demanda de reuniões e trabalho sigiloso) antes de decidir quem merece um escritório pessoal e quem pode trabalhar em um cubículo ou em uma mesa compartilhada.

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Referências

Recursos

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