Como fazer um documento para usar como folha de rosto para fax

Escrito por douglas hawk | Traduzido por ingrid marçal
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Como fazer um documento para usar como folha de rosto para fax
A folha de rosto do fax ajuda a identificar sua empresa, bem como o destinatário (Medioimages/Photodisc/Photodisc/Getty Images)

Embora o e-mail seja o principal meio de transmissão de dados, os faxes continuam sendo uma ferramenta importante de comunicação empresarial. Eles são usados com frequência para transmissão de documentos que requerem uma assinatura ou que apresentam alterações em relação à versão ou notas escritas nas margens originais. A folha de rosto é uma parte importante de um fax de negócio. É preciso ser claro, legível e com aparência profissional. Nem todas as máquinas de fax imprime com clareza, por isso é importante que você não faça a folha de rosto muito carregada.

Nível de dificuldade:
Fácil

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O que você precisa?

  • Computador
  • Programa de processamento de texto
  • Imagem digital do logotipo da empresa

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Instruções

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    Crie um novo documento em seu programa de processamento de texto. Importe o logotipo da empresa ou a imagem que o representa. Levando em conta de que os faxes são em preto e branco, utilize uma imagem com essas cores. Certifique-se de que o gráfico seja grande o suficiente para ser reconhecido quando impresso pelo fax, e que não contenha muita informação para que o fax não pareça sujo depois de impresso.

    Como fazer um documento para usar como folha de rosto para fax
    Crie a sua folha de rosto do fax em seu software de processamento de texto (Jupiterimages/Brand X Pictures/Getty Images)
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    Deixe um espaço de uma ou duas linhas e, usando uma fonte grande e centralizada, escreva: "Capa de fax". Você pode colocar as palavras em negrito, digitar em letras maiúsculas ou não destacá-las. Leve em consideração que estará transmitindo duas páginas pelo menos, incluindo a folha de rosto, digite "Página 1 de (nome do documento)" e logo abaixo, "Folha de rosto da pagina)" para que o destinatário não se esqueça de verificar que todas as páginas chegaram até ele. Alguns escritórios recebem muitos faxes durante o dia, e muitas vezes esses podem se acumular. A pessoa que fica encarregada de classificá-los irá apreciar ao saber quais as páginas que vão com cada folha de rosto.

    Como fazer um documento para usar como folha de rosto para fax
    A formatação da folha de rosto do fax é simples e rápida (Jupiterimages/Comstock/Getty Images)
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    Insira abaixo o número de páginas para suas informações de contato. Muitas folhas de rosto incluem: "De:" seguido de um espaço em branco. Imediatamente abaixo, digite "A:" e nas próximas duas linhas escreve "RE:" (A respeito) e "DATA:" Tudo seguido de um espaço em branco. Você pode querer um outro espaço em branco, logo abaixo do "para" a fim de incluir os nomes das empresas.

    Como fazer um documento para usar como folha de rosto para fax
    As informações necessárias em uma folha de rosto do fax são as mesmas usadoas em um memorando (Jupiterimages/Comstock/Getty Images)
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    Se desejar, enfeite a página. Alguns programas de processamento de texto, como o Microsoft Word, permite inserir molduras e sombreamentos. Esses enfeites são estritamente uma questão de gosto pessoal. No entanto, caso faça uso de sombreamento, tenha certeza de que não deixará turva a escrita. Mais uma vez, lembre-se que nem todas as máquinas de fax reproduzem impressões de alta qualidade.

    Como fazer um documento para usar como folha de rosto para fax
    Você pode enfeitar a folha de rosto, embora não seja necessário (BananaStock/BananaStock/Getty Images)
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    Decida se deseja imprimir várias folhas de rosto para deixar perto da máquina de fax ou se prefere acessar o arquivo no computador toda vez que for utilizá-la para enviar um fax. Mais uma vez, essa é uma preferência pessoal. Ter várias folhas de rosto à mão pode ser vantajoso se a tendência é rapidez, caso não tenha tempo de fazer uma pausa para abrir o arquivo no computador e preencher os espaços em branco.

    Como fazer um documento para usar como folha de rosto para fax
    Você pode manter várias folhas de rosto impressas ou acessar um arquivo de computador quando for necessário (John Foxx/Stockbyte/Getty Images)

Dicas & Advertências

  • Se decidir preencher um arquivo no computador para cada fax, lembre-se de fechar o arquivo depois de ter impresso a nova folha de rosto, sem salvá-la a fim de que na próxima vez que acessar o arquivo, a folha estará livre de informações antigas.

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