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Como usar o Outlook para agendar salas de conferência

Atualizado em 17 abril, 2017

Em um escritório ocupado com várias salas de conferência, pode ser difícil manter o controle de quais salas de conferência estão em uso e em quais horários. O calendário no Microsoft Outlook pode ser usado para agendar suas reuniões, compromissos e eventos, e também pode ser usado para eventos de todo o escritório, tais como o agendamento de salas de conferências. Você pode configurar um calendário para agendar todas as salas de conferência, fazendo que o pessoal veja facilmente a disponibilidade da sala de conferência para qualquer data e hora.

Instruções

Você pode programar várias salas de conferência em um calendário do Outlook (Jupiterimages/Photos.com/Getty Images)

    Programar salas de reuniões com o Outlook

  1. Abra o Microsoft Outlook. Clique em "Calendário" no painel de favoritos. Clique com o botão direito do mouse em "Calendário" e selecione "Novo calendário". Digite um nome para o novo calendário, tais como "Programação da sala de conferência".

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  2. Clique em "Ver agenda" na faixa de interface. Clique com o botão direito do mouse no calendário e selecione "Novo compromisso".

  3. Clique em "Categorizar" na faixa de opções e selecione "Todas as categorias". Selecione uma categoria de cor e clique em "Renomear". Digite um nome para a categoria, como "sala de conferência 1" ou "Sala de conferência do corredor". Renomeie as categorias de cores adicionais, um para cada sala de conferências. Clique em "OK".

  4. Digite um título de uma reunião ou evento na caixa de texto do assunto. Na caixa de texto local, digite o número ou o nome da sala de conferência. Digite o dia e a hora de início para o uso da sala de conferência com o tempo de utilização final. Se uma sala de conferência vai ser usada por vários dias, você pode alterar a data de término.

  5. Digite os detalhes da reunião prevista para a sala de conferências na janela principal. Você pode incluir uma descrição da reunião e uma lista dos participantes.

  6. Clique em "Categoria" na faixa de opções e clique na sala de conferências, onde a reunião será realizada. Este código de cores no calendário, faz com que a reunião seja facilmente diferenciada entre as várias salas de conferência em uso ao mesmo tempo.

  7. Clique em "Salvar e fechar" para fechar o evento da sala de conferência e retornar para o calendário.

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Referências

Recursos

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