Como usar o Outlook para agendar salas de conferência

Escrito por ken white | Traduzido por joão antônio melo
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Como usar o Outlook para agendar salas de conferência
Você pode programar várias salas de conferência em um calendário do Outlook (Jupiterimages/Photos.com/Getty Images)

Em um escritório ocupado com várias salas de conferência, pode ser difícil manter o controle de quais salas de conferência estão em uso e em quais horários. O calendário no Microsoft Outlook pode ser usado para agendar suas reuniões, compromissos e eventos, e também pode ser usado para eventos de todo o escritório, tais como o agendamento de salas de conferências. Você pode configurar um calendário para agendar todas as salas de conferência, fazendo que o pessoal veja facilmente a disponibilidade da sala de conferência para qualquer data e hora.

Nível de dificuldade:
Moderadamente fácil

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Instruções

    Programar salas de reuniões com o Outlook

  1. 1

    Abra o Microsoft Outlook. Clique em "Calendário" no painel de favoritos. Clique com o botão direito do mouse em "Calendário" e selecione "Novo calendário". Digite um nome para o novo calendário, tais como "Programação da sala de conferência".

  2. 2

    Clique em "Ver agenda" na faixa de interface. Clique com o botão direito do mouse no calendário e selecione "Novo compromisso".

  3. 3

    Clique em "Categorizar" na faixa de opções e selecione "Todas as categorias". Selecione uma categoria de cor e clique em "Renomear". Digite um nome para a categoria, como "sala de conferência 1" ou "Sala de conferência do corredor". Renomeie as categorias de cores adicionais, um para cada sala de conferências. Clique em "OK".

  4. 4

    Digite um título de uma reunião ou evento na caixa de texto do assunto. Na caixa de texto local, digite o número ou o nome da sala de conferência. Digite o dia e a hora de início para o uso da sala de conferência com o tempo de utilização final. Se uma sala de conferência vai ser usada por vários dias, você pode alterar a data de término.

  5. 5

    Digite os detalhes da reunião prevista para a sala de conferências na janela principal. Você pode incluir uma descrição da reunião e uma lista dos participantes.

  6. 6

    Clique em "Categoria" na faixa de opções e clique na sala de conferências, onde a reunião será realizada. Este código de cores no calendário, faz com que a reunião seja facilmente diferenciada entre as várias salas de conferência em uso ao mesmo tempo.

  7. 7

    Clique em "Salvar e fechar" para fechar o evento da sala de conferência e retornar para o calendário.

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