Quais são os elementos de controle de documentos?

Escrito por terri briseno | Traduzido por anderson veronezi
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Quais são os elementos de controle de documentos?
Colocar controles em arquivos virtuais e reais assegura a integridade do documento (Jupiterimages/Photos.com/Getty Images)

O controle de documentos anda de mãos dadas com a tecnologia de criação e entrega. Quando um engenheiro, cientista ou designer começa a trabalhar em uma inovação ou melhoria de produto, documentar o processo desde o início até a conclusão é essencial para o projeto. Da mesma forma, quando o desenvolvimento envolve uma equipe de pessoas, é especialmente importante acompanhar as mudanças e manter um histórico do trabalho realizado. No início de qualquer novo programa, a documentação inicia o processo descrevendo um plano e, do começo ao fim, o controle documental assegura que o plano se torne realidade e que quaisquer falhas ou defeitos sejam rastreáveis. Usar um sistema de controle mantém os membros da equipe engajados e os clientes informados.

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Criação

Quando um novo produto ou uma atualização de um produto já existente caminha em um plano de projeto, um novo documento nasce. Cada desenvolvimento ou iteração terá um documento ou uma série deles detalhando suas especificações, tempo limite para a entrega e design. Dentro de um sistema de controle, um líder técnico pode ser responsável pela criação de novos documentos. Designar apenas uma fonte, ou um gestor de ativos, para originar novas documentações evita sobrecarregar um banco de dados, ou uma ferramenta de gestão de conteúdos, com títulos e arquivos duplicados. Muitas vezes, o certificado de segurança determina também quem pode criar e manipular os arquivos.

Editando

Depois de uma parte do conteúdo ser inserido em um sistema, um gerente determina quem terá o papel de criação e revisão do documento, assim como um administrador para atribuir os perfis. Esses papéis podem ser permissões para exibir, alterar e revisar a documentação. Um indivíduo pode ter direitos de edição em alguns momentos e só de leitura em outros, ao longo do ciclo de vida da criação do documento. Uma fonte de grandes problemas quando se trabalha com documentos é rastrear versões quando muitas pessoas estão editando e revisando. O controle de documentos, diferentemente da gestão, enfatiza a necessidade de controlar quem lida com os arquivos, assim como quando e como fazer.

Capturar

Quando são feitas alterações em um documento e aprovadas, seja através de avaliações do conteúdo pelos parceiros ou de opiniões dos clientes sobre um contrato, a versão do documento precisa ser capturada, ou gravada, e impedida de outras alterações. No controle de documentos, isso pode significar a atribuição de um número de versão, como Revisão A ou Versão 2.1. Uma vez que um documento é finalizado e assinado por um processo de aprovação, ele é capturado no sistema com a versão exata e data de conclusão, assim outras mudanças não poderão serem feitas, até que haja uma nova revisão, por exemplo, de Revisão A para B ou de Versão 2.1 para 2.2. Se um processo de revisão começa, o planejamento do ciclo de criação, edição e captura começa novamente.

Armazenamento

Um processo de controle documental termina com a distribuição e o armazenamento ou, às vezes, apenas com armazenamento da informação. Se a documentação for parte da entrega de um pedaço de software, dados ou hardware para um cliente, ela estará completa após a entrega formal. Sendo assim, é vital armazenar uma versão editável e uma versão bloqueada da revisão final, seja por via eletrônica, impressa ou ambas. Os documentos são verificados em um sistema de gestão e bloqueados, com uma opção para editar a iteração final caso uma nova revisão seja necessária. Muitas vezes, problemas de tecnologia e fracassos exigem a revisão da documentação original desenvolvida juntamente com o produto, para que os dados e controles estabeleçam um caminho para solução de problemas.

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