Como criar uma agenda de endereços no Excel

Escrito por erica sweeney | Traduzido por randhal wendel
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Como criar uma agenda de endereços no Excel
Armazene seus endereços no Excel (Creatas/Creatas/Getty Images)

As planilhas são uma maneira ideal de manter o controle de informações de contato. Em vez de colocar os endereços em uma agenda de endereços tradicional, crie uma no Microsoft Excel para armazenar essas informações. Isso permite que você adicione e exclua informações facilmente e mantenha tudo extremamente organizado, é, também, o primeiro passo na criação de mala direta para fazer etiquetas de endereçamento, cartas e envelopes. A criação de uma agenda de endereços no Excel requer dois procedimentos básicos: criar colunas apropriadas e inserir informações.

Nível de dificuldade:
Fácil

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Instruções

  1. 1

    Abra o Microsoft Excel. A nova pasta de trabalho que aparecer é um conjunto de células em branco.

  2. 2

    Selecione a planilha, incluindo as células que contêm os cabeçalhos das colunas. No grupo Nomes Definidos, na guia Fórmulas, selecione "Definir Nome" e digite um nome para a lista. Por exemplo, crie uma agenda de endereços para uso pessoal, identificada como "Pessoal", e uma para uso comercial, denominada "Negócios"; o título ajuda a distingui-las umas das outras. Use as ferramentas na paleta de formatação para colocar o título em negrito e aumentar a fonte.

  3. 3

    Configure as colunas da agenda de endereços. Use os seguintes cabeçalhos de coluna: Nome, Endereço, Cidade, Estado, CEP, Número de Telefone, Número de Fax e Endereço Eletrônico. Digite esses títulos nas colunas de A a H, respectivamente. Suas informações são muito mais fáceis de serem lidas quando tudo está em uma coluna separada.

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    Selecione a linha de títulos das colunas clicando no número de linha localizado na esquerda. Centralize e coloque em negrito os títulos das colunas usando a paleta de formatação.

  5. 5

    Insira as informações em cada coluna. Isso pode levar tempo, mas você só precisará digitar tudo no Excel uma vez; depois, basta adicionar novas pessoas e atualizar as informações. Se não tiver todas as informações, basta deixar as células em branco. Use as abreviaturas dos estados (duas letras) em vez do nome completo.

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    Formate o texto na coluna CEP. Selecione-a (mas não o título da coluna), clique na área destacada e selecione "Formatar células". Na guia "Número", clique em "Especial", na caixa "Categoria". Clique em "CEP", na caixa "Tipo". Clique em "OK". Isso fará com que todos os códigos postais tenham a mesma formatação.

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    Formate o texto na coluna "Número de Telefone". Realce o texto na coluna, exceto o cabeçalho. Clique na área destacada e selecione "Formatar células". Na guia "Número", selecione "Especial", na caixa "Categoria". Clique em "Número de Telefone", na caixa "Tipo". Clique em "OK". Todos os números de telefone terão a mesma formatação.

Dicas & Advertências

  • Armazenar os nomes e sobrenomes em colunas separadas permite mala direta de cartas que usem o primeiro nome do destinatário.
  • Os nomes de planilha devem começar com uma letra e não um número ou caractere. Use sublinhado ("_") e não um espaço para múltiplas palavras no nome.

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