Como usar o Microsoft Outlook como um CRM

Escrito por wendy roltgen | Traduzido por aline fernandes martins
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Como usar o Microsoft Outlook como um CRM
Usando o Outlook como CRM (Ciaran Griffin/Stockbyte/Getty Images)

Um software CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente, em português) permite que indivíduos gerenciem efetivamente as informações do cliente. Informações de contato, notas, atividades e outros detalhes podem ser inseridos na seção de contatos do Microsoft Outlook com o Gerenciador de Contatos Comerciais. O software também pode ajudar a organizar as informações em categorias e gerenciar as atividades do cliente e tarefas de acompanhamento. O Visão Geral do Microsoft Office Outlook com Gerenciador de Contatos Comerciais fornece diversas ferramentas para gerenciar o seu CRM.

Nível de dificuldade:
Moderado

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Instruções

  1. 1

    Ligue o computador e iniciar o Microsoft Outlook com Gerenciador de Contatos Comerciais.

  2. 2

    Organize os contatos de clientes em categorias. Para atribuir um contato a uma categoria, clique duas vezes naquele que deseja alterar na janela de contato para abrir as informações do cliente. Atribua uma categoria para o cliente selecionando a partir do menu suspenso, localizado na janela principal de contato do cliente. Se você não encontrar a categoria desejada, uma nova pode ser adicionada, digitando o nome da nova categoria na caixa de texto. Por exemplo, você pode querer agrupar todas as oportunidades de vendas em uma categoria chamada "oportunidades de vendas".

  3. 3

    Atribua tarefas a um cliente. Abra suas informações de contato e clique no guia "Ações". Escolha "Nova Tarefa para contato". Tarefas no Microsoft Outlook aparecem na seção "Tarefas". Você pode atribuir datas, detalhes dos clientes e indicar o progresso de cada tarefa com o contato do cliente. Ou, se você preferir, crie compromissos para registrar atividades de acompanhamento com um cliente. Compromissos aparecem no calendário, mas as tarefas não.

  4. 4

    Insira notas relevantes do cliente na página de contato. A aba "Atividades" apresenta um resumo de todas as reuniões e tarefas atribuídas a ele. Você também pode ver mensagens de e-mail nessa seção.

  5. 5

    Atribua datas de acompanhamento para entrar em contato com os clientes e responder a e-mails. Use uma cor diferente para o tipo de atividade de acompanhamento. Por exemplo, uma bandeira amarela pode indicar um cliente ao qual precisa ser enviado um contrato. A bandeira verde pode significar que um telefonema de acompanhamento é necessário. Para alterar a cor de uma bandeira na mensagem do cliente, clique no ícone de bandeira e escolha a cor desejada. Prazos podem ser adicionados, selecionando "Adicionar um lembrete", clicando com o botão direito sobre a bandeira.

  6. 6

    Arquive os contatos finalizados e tarefas em uma pasta. Para criar uma nova pasta, vá até o menu "Arquivo" e escolha "Nova pasta". Digite o nome para a pasta e indique o local onde você quer que ele seja salvo.

  7. 7

    Guarde um tempo todos os dias para organizar e arquivar dados CRM para manter os seus e-mails, atividades, contatos e informações atualizadas.

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