Como reduzir o tamanho da pasta de trabalho do Excel

Escrito por carol luther | Traduzido por césar campos
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Como reduzir o tamanho da pasta de trabalho do Excel
Aprenda a reduzir o tamanho dos arquivos do Excel (Comstock/Comstock/Getty Images)

O Microsoft Excel tem muitos recursos para os usuários. Infelizmente, alguns desses recursos podem fazer com que os arquivos criados pelo programa cresçam muito rapidamente. Quando o tamanho dele é grande, os cálculos se tornam lentos e o programa pode falhar com frequência. Reduza o tamanho das pastas de trabalho do Microsoft Excel limitando alguns recursos que usam muita memória.

Nível de dificuldade:
Moderadamente fácil

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Instruções

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    Exclua as planilhas padrão em excesso em novas pastas de trabalho do Excel. A cada nova pasta de trabalho criada pelo Excel, há três planilhas (Plan1, Plan2 e Plan3). Elas exigem memória adicional e espaço no disco rígido quando você salva sua pasta. Clique o botão direito do mouse na guia do nome (na parte inferior da pasta) para a segunda planilha. Em seguida, selecione "Excluir" no menu pop-up do contexto. Repita essas etapas para excluir a terceira planilha.

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    Reduza o tamanho dos gráficos, a arte das linhas ou elementos gráficos que você inseriu ou importou para a pasta de trabalho. Os gráficos aumentam rapidamente o tamanho de cada arquivo do Excel. Clique em qualquer objeto gráfico incorporado para ativar o menu de "Ferramentas de Imagem". Comprima, corte ou diminua a saturação de cor e resolução de JPEG, GIF, BMP, TIFF e PNG. Pode-se também usar um programa gráfico externo para redimensionar os arquivos de imagens armazenadas como gráficos e outros formatos de arquivo e inserir o objeto menor na pasta de trabalho.

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    Use fontes "TrueType" como padrão para os rótulos da planilha do Excel. Fontes personalizadas requerem alocação de memória adicional. O Excel armazena as instruções para a impressora na pasta de trabalho. Portanto, o tamanho do arquivo aumentará com cada fonte personalizada.

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    Aplique formatos de texto, tais como negrito, itálico e cores apenas para células individuais. Se você selecionar uma linha ou coluna ao adicionar formatos, o Excel aplicará a formatação a todas as células na seleção. Como o Excel tem mais de 200 colunas e milhares de linhas, a formatação utilizará a memória RAM para gerenciar os formatos das linhas e colunas.

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    Elimine comentários desnecessários, caixas de texto e outros incrementos como marcas d'água, sombreamento de célula e bordas. Tudo isso necessitará de espaço adicional quando você salvar o arquivo. Cabeçalhos, rodapés, números de páginas, gráficos, hyperlinks, tabelas e nomes de intervalos em fórmulas também aumentam o tamanho de uma pasta de trabalho do Excel. As opções de impressão, tais como monitores de linha de grade e linhas repetidas e títulos de coluna também podem ser eliminadas para reduzir o tamanho da pasta.

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    Salve sua pasta de trabalho no formato PDF. Essa opção está incluída no Excel 2007; a maioria das versões anteriores exige um suplemento que você deve baixar para fazê-lo. Escolha "Salvar como" no menu "Arquivo" em versões do Excel até 2003. Está sob o menu do botão do Microsoft Office (à esquerda de "Home") no Excel 2007. Selecione "PDF" no menu. Em seguida, selecione o botão de otimização para tamanho mínimo na caixa de diálogo "Salvar Arquivo". Isso criará um arquivo PDF menor, que estará pronto para ser enviado ou publicado on-line.

Dicas & Advertências

  • Salve o arquivo depois de cada mudança realizada. Use o comando "Salvar como" do Excel para dar ao arquivo de teste um nome diferente, à medida que você experimenta as opções.
  • Use o Windows Explorer ou outro gerenciador de arquivos para ver a diferença de tamanho do arquivo depois de cada vez que você o salvar.

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