As reuniões são essenciais para todos os tipos de negócios, mas também podem estar sujeitas a cancelamento por uma variedade de razões. Todas as partes envolvidas na reunião devem ser notificadas por escrito, o mais rapidamente possível após tornar-se evidente que a reunião não será feita. Embora enviar e-mail é muitas vezes o apropriado a se fazer, ou às vezes uma mensagem de texto, algumas situações podem fazer com que seja necessário enviar uma carta pelo correio. É aconselhável confirmar que o aviso de cancelamento foi recebido.