A contabilidade envolve a anotação de cada transação feita por uma empresa, incluindo contas a receber e a pagar, reconhecimento de receitas e quitação de despesas. Os contadores devem manter registros organizados e precisos: cada transação é enviada para o livro de contas e os saldos são transferidos para demonstrações financeiras periódicas. Os gerentes usam as demonstrações financeiras para tomar decisões, atrair potenciais investidores e preparar o imposto de renda. As empresas públicas são obrigadas por lei a emitir tais documentos em cada exercício fiscal, ao passo que as empresas privadas podem, com esses demonstrativos, fazer uso interno e garantir créditos relacionados ao negócio.

O estilo mais comum de contabilidade, a de dupla entrada, envolve registros em pelo menos duas contas de cada transação. Cada uma delas requer uma entrada de débito e outra de crédito, o que pode afetar as contas em um ou ambos os lados do balanço. O valor de ativos aumenta com créditos e diminui com débitos, ocorrendo o contrário com os passivos. Sistemas de dupla entrada acompanham de perto os fundos através de cada entrada afetada por uma transação. Por exemplo, um pagamento recebido por serviços prestados aumenta o saldo da conta de crédito e daquela de receita de serviços. Os materiais adquiridos para um trabalho aumentam as contas a pagar e também o débito na despesa de materiais. O pagamento de uma dívida debita nas contas a pagar e será um crédito.

A contabilidade de entrada única é utilizada por algumas empresas para registrar apenas as operações essenciais. Nela, as transações não requerem entradas de crédito e débito e as alterações são normalmente anotadas em contas de caixa, contas a pagar, a receber e de imposto de renda. Sistemas de entrada única não são usados ​​com frequência fora da modalidade individual ou de empresas muito pequenas por conta das dificuldades na criação de demonstrações financeiras. Eles são mais simples de manter e beneficiam as empresas com poucas transações.

Algumas empresas optam por manter registros apenas para fins fiscais. As informações necessárias para declarar o imposto são organizadas de forma diferente em relação àquelas usadas para a tomada de decisão financeira. Esse modelo de contabilidade geralmente é supervisionado por um contador público certificado que fornece orientações específicas sobre o tipo e o escopo da entidade empresarial. Transações relacionadas a todas as contas de renda, investimento, estoques e despesas são mantidas e transferidas para o contador ou especialista fiscal para o devido arquivamento.