Significância

A importância de uma recepcionista como a pessoa que fornece uma primeira impressão à quem liga para a empresa e aos visitantes é difícil de exagerar. Uma recepcionista com maus modos dá um tom negativo antes de uma reunião e não inspira confiança em clientes potenciais. Por outro lado, uma recepcionista que observa a etiqueta de um ambiente de negócios dá um forte senso de profissionalismo e eficiência. Isto não só melhora a imagem da empresa para as pessoas de fora, mas também ajuda os outros funcionários sentirem como se seu escritório fosse um lugar profissional para trabalhar.

Tipos

Recepcionistas representam seus empregadores em uma variedade de maneiras. Atender chamadas telefônicas e saudar visitantes são duas das tarefas mais comuns para as recepcionistas, e ambas exigem a etiqueta apropriada. A política da empresa pode exigir que as recepcionistas usem um roteiro pré-determinado ao telefone ao receber chamadas e ao entrar em contato com diferentes tipos de clientes. Em outros casos, recepcionistas estão autorizadas a usar seu próprio critério na manipulação de cada interação com o cliente de forma diferente, porém com o nível de formalidade e profissionalismo apropriados. Indivíduos que trabalham no escritório, por vezes, passam regras adicionais para uma recepcionista, tais como quando e como uma recepcionista pode contatá-los.

Treinamento

Enquanto em alguns escritórios é necessário que as recepcionistas possuam um diploma do ensino médio ou de faculdade, muito do treinamento de etiqueta de uma recepcionista ocorre no trabalho. Recepcionistas pode começar a trabalhar em um escritório em uma posição que não requer interação, como um trabalho de entrada de dados ou como auxiliar de escritório. A atenção para as políticas da empresa e como se comportam as recepcionistas pode qualificar os novos funcionários para uma posição de recepcionista de primeira viagem, que vai gerar experiência que pode ser útil na busca de outros empregos de recepcionista.

Considerações

Toda indústria e escritório tem suas próprias regras para a etiqueta de uma recepcionista. Alguns escritórios exigem um modo formal do vestido e da fala. Outros impõem uma forma mais casual de etiqueta para fazer com que os clientes se sintam relaxados e bem-vindos. A comunicação entre uma nova recepcionista e seus supervisores é essencial para que todos saibam o que é esperado. Como recepcionista, se você não tiver certeza da etiqueta para uma situação particular, educadamente desculpe-se e pergunte a um supervisor ou recepcionista sênior como você deve responder.

Dicas

Mesmo que cada escritório seja diferente, recepcionistas podem ainda se beneficiar de algumas das mesmas dicas. Ser uma pessoa multitarefas é essencial para um bom desempenho, mas quando alguém entra no escritório, é importante dar-lhe toda a sua atenção. Isso significa colocar as chamadas em espera ou completá-las rapidamente, deixando papéis de lado e fazendo contato visual direto. O espaço de trabalho de uma recepcionista deve ser livre de desordem para aparentar um comportamento mais profissional e também para tornar mais fácil de completar tarefas simples como encontrar uma informação e oferecer a alguém uma caneta para preencher um formulário. Finalmente, quando levar alguém em um escritório, a recepcionista deve sempre assumir a liderança para garantir ao convidado que a presença dele é permitida e para salvá-lo do constrangimento de não saber para onde ir.