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Como responder a um pedido de proposta

As organizações experientes sabem que a melhor maneira de obter os melhores produtos aos melhores preços é através da competição. Elas também sabem que quanto mais você compra de uma empresa, mais controle você terá sobre os preços. Isso também é conhecido como economia de escala. Quando as organizações querem começar um novo contrato por um determinado produto ou serviço, eles emitem um pedido de proposta para que as mesmas possam atender à solicitação. Responder este pedido não é uma tarefa difícil, mas é preciso grande atenção aos detalhes.

Instruções

Preenchimento de um pedido de proposta (business is business - cliche image by Jeffrey Zalesny from Fotolia.com)
  1. Leia toda a proposta, pelo menos três vezes para entender claramente o que está sendo solicitado. Se você tiver alguma dúvida, é melhor tirá-las logo de início. A organização que emite a solicitação de proposta irá analisar os pontos de esclarecimento e provavelmente irá compartilhá-los com todos que mandaram a solicitação para ela. Esta é também uma ótima maneira de apresentar-se ao gerente de contrato da conta.

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  2. Elabore uma resposta delineada. Tome nota das instruções de formatação específicas que dizem respeito à forma como a organização (gestor do contrato) quer que a solicitação de proposta seja entregue. Use isso como um guia para criar um esboço. Comece fazendo uma lista com marcadores de todas as seções de cabeçalhos. Responda cada pergunta de forma concisa. Cada solicitação é diferente, com perguntas muito detalhadas, por isso não deixe de responder a cada pergunta. Por exemplo, se a solicitação quer saber quantas pessoas vão fazer a manutenção da conta, forneça um número para responder diretamente a pergunta e, em seguida, forneça uma lista de nomes e informações de contato para a equipe.

  3. Monte uma equipe para responderem a solicitação após a sua leitura. Eles terão de fazer o mesmo, mas é importante conhecê-la antes, uma vez que lhe proporcionará maiores conhecimentos sobre quem você deverá integrar ao time. É importante ter várias perspectivas para auxiliar na resposta, especialmente se ela for altamente técnica.

  4. Identifique e determine a data de vencimento para a proposta, bem como os dados de apresentação, se houver. Trabalhe a partir desta data, e certifique-se de criar um calendário principal com todos os prazos e distribua-o aos membros do grupo.

  5. Atribua um líder para o projeto. Estabeleça um responsável pelo registro, se a resposta for longa.

  6. Revise o rascunho do projeto concluído. Debata maneiras adicionais para aumentar o retorno ou agreguem valor ao negócio. Lide com as perguntas e responda todas elas, além de manter o calendário atualizado.

  7. Prepare-se para a apresentação. Apresentações são usadas ​​para reduzir a lista e são, portanto, muito importantes. Vistam-se profissionalmente e apresente a equipe que vai trabalhar com a empresa. Faça a apresentação com confiança e não tenha medo de pedir feedback imediato após o discurso.

  8. Envie os materiais antes ou na data de vencimento. Não se esqueça de enviá-los antes do vencimento para evitar quaisquer problemas e não deixe de acompanhar com o gestor do contrato, uma semana após o vencimento, as informações adicionais.

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Referências

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