Como apresentar ideias novas a uma diretoria

Escrito por janet beal | Traduzido por débora cussiol
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Como apresentar ideias novas a uma diretoria
Apresentando para o conselho (colleagues business image by Andrey Kiselev from Fotolia.com)

A diretoria, como qualquer grupo de trabalho, precisa de tempo e informação para absorver e considerar uma nova ideia. Se você é um chefe de departamento, um voluntário, um consultor ou um membro do conselho, algumas orientações básicas devem ser aplicadas ao apresentar uma ideia nova. Fazer uma apresentação concisa, antecipar possíveis dúvidas, fornecer informações suficientes para permitir a tomada de decisão e responder prontamente às preocupações podem fazer a diferença entre a aceitação e a rejeição de sua proposta.

Nível de dificuldade:
Moderado

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Instruções

  1. 1

    Organize as informações da forma mais concisa possível. Isso significa fornecer uma visão geral ou uma folha de resumo na parte superior de seus materiais que permita que os membros do conselho compreendam a nova ideia e introduza sua apresentação em uma única leitura breve. O Esquema de Plano de Negócios mostrado na Planware.org oferece os principais exemplos de títulos de tópicos que podem constituir a sua folha de resumo (consulte Recursos). Personalize-os para ilustrar sua proposta de ideia e de plano de ataque.

    Personalize o esquema completo para ajustar os detalhes de sua abordagem. Com um sumário de uma página e um esquema de duas páginas, você fornecerá aos membros do conselho uma visão completa do problema, sua investigação e as soluções sugeridas. Os materiais que se seguem podem expandir sobre temas na ordem de seu sumário. Isso permite que os leitores compreendam a ideia completa em uma breve leitura e também pode ajudar a organizar a sua apresentação se ajustando ao tempo alocado pela diretoria. Se tiver apenas poucos minutos, revise o resumo. Com mais tempo, reveja o esquema. Com muito tempo, você estará preparado para lidar com questões específicas em detalhe. Isso mostra tanto a sua capacidade de trabalhar cooperativamente quanto seu respeito por outros negócios que a diretoria precisa realizar.

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    Apresente as ideias em uma variedade de formas. A treinadora de discursos em público, Patricia Fripp, salienta que algumas pessoas se lembram daquilo que ouvem, mas a maioria se lembra daquilo que vê. Se sua ideia envolve a realocação de recursos, pessoal ou uma melhoria adicional de quota de mercado, considere apresentar essas informações de forma sucinta, com gráficos, tabelas e diagramas. Softwares como o Microsoft PowerPoint ou a variedade de programas gráficos listada no Pure-Mac permitirão que você apresente informações gráficas de forma polida (consulte Recursos). Forneça suporte de impressão para os gráficos de modo que os membros do conselho possam, mais tarde, analisar gráficos e tabelas.

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    Antecipe e responda a perguntas lógicas em seu material de apresentação. Forneça estimativas de custos, cronogramas de treinamento de amostra ou outros dados para apoiar o sucesso projetado pela sua ideia. Nessa área, antecipar questões é muito diferente de defender sua ideia de uma crítica. Evite estratégias defensivas, como comentar que muitas pessoas pensam que a ideia não funcionará ou classificando questões lógicas como objeções.

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    Responda a perguntas imprevistas prontamente. Agradecer à pessoa que está perguntando por sua introspecção e admitir que você não tem todos os dados ou detalhes nessa área pode ser uma boa estratégia acompanhada por uma promessa de obtenção das respostas dentro de uma semana ou outro período de tempo lógico. Prossiga e cumpra o prazo. Informe a todos os membros do conselho sobre as respostas, não apenas a quem questionou. Isso mostra a sua capacidade de responder às preocupações e seu desejo de se comunicar de forma eficiente.

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    Prepare-se para responder de forma flexível a sugestões. Identifique as áreas onde sua ideia pode ser facilmente modificada e áreas onde isso será difícil. Isso o coloca um passo à frente para responder às objeções ou preocupações.

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    Forneça informações de apoio suficientes para permitir a tomada de decisão. Especialmente em novas ideias, os membros do conselho devem querer rever as informações em seu próprio ritmo antes de se comprometerem. Esse processo de revisão pode resultar em questões ou preocupações adicionais. O material precisa expressar completamente sua ideia, sem ser tão grande a ponto de impedir o processo de tomada de decisão. Por exemplo, os leitores precisam das três estimativas de custo que você obteve, juntamente com os nomes das empresas de possíveis condutores da pesquisa, mas, neste momento, eles não estão preparados para percorrer uma ampla gama de questões que as pesquisas possam conter ou sua correspondência detalhada com cada condutor. Um breve parágrafo sobre seu sucesso e seu prazo é adequado. Fornecer uma história detalhada de cada empresa atrapalha a decisão fundamental sobre a possibilidade ou não da realização da pesquisa.

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    Termine sua apresentação agradecendo o conselho pelo tempo gasto para considerar a ideia, independentemente da resposta inicial. Com sorte, você estará de volta com mais ideias e terá o prazer de uma recepção cordial.

Dicas & Advertências

  • A melhor maneira de respeitar o tempo de apresentação é praticando. Ninguém quer perder tempo ouvindo que você nunca fez isso antes, e você não quer que partes da sua apresentação sejam cortadas porque você está demorando muito. Pratique, aperfeiçoe e pratique novamente.
  • Empresas de sucesso, organizações sem fins lucrativos e grupos voluntários tendem a creditar seu sucesso à forma como sempre fazem as coisas. Mesmo que o conselho tenha lhe pedido uma nova ideia e tenham declarado que a antiga absolutamente não funciona mais, seja sensível às dificuldades de mudar de rumo. Identificar partes de uma velha estratégia ou plano que ainda podem funcionar com sucesso em combinação com a nova sugestão muitas vezes ajuda o conselho no trabalho de transformação de uma forma mais suave e eficaz.

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