Como criar um fluxograma multifuncional

Escrito por dennis bortolus | Traduzido por tamara loebe
Como criar um fluxograma multifuncional
Fluxogramas multifuncionais são uma excelente ferramenta de análise de processo (Digital Vision./Digital Vision/Getty Images)

Fluxogramas de processos de negócios mostram passos necessários para completar uma transação. A transação é algo que produz a saída completa de um produto ou serviço. Muitas formas diferentes de fluxogramas de processo estão disponíveis. A principal diferença do fluxograma multifuncional é que ele mostra não apenas as tarefas, mas também quem as faz.

Instruções

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    Determine o processo de negócio que você deseja documentar. Ele deve ter, pelo menos, uma entrada e uma saída que satisfaça o pedido do cliente. O "cliente" é o solicitante do que o processo produz. Construa uma definição clara da transação comercial para colocar limites ao redor do fluxo do processo.

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    Identifique os papéis ou as pessoas que participam do processo de negócio. Algumas funções podem não ser pessoas, mas uma função automatizada ou programa de computador. Coloque um nome em cada papel. Defina esse nome como um título genérico singular como "Gerente", "Aprovador" ou "Cliente", descrevendo o papel completo durante o processo. Evite o uso de nomes de pessoas individuais ou nomes de departamento, se possível.

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    Identifique as etapas do processo ou procedimentos e pontos de decisão realizados no menor nível lógico. Use tarefas complementares que tenham uma saída lógica para outra etapa. Preencher um formulário seria uma etapa do processo, mas adicionar a data neste formulário seria muito detalhado para um fluxograma. Use uma caixa quadrada ou retangular para representar as etapas do processo que executam uma tarefa. Use formas de losango para as decisões.

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    Desenhe linhas horizontais ou verticais para representar cada uma das funções identificadas no Passo 2. Use linhas verticais se você tem até três funções e linhas horizontais para mais de três papeis. Adicione uma etiqueta para cada coluna, com o nome da função ou grupo envolvido no processo.

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    Coloque os passos do processo nas partes de quem desempenha cada passo. Coloque-os em uma ordem lógica, de cima para baixo, se usar faixas verticais, ou da esquerda para a direita, se estiver usando faixas horizontais.

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    Desenhe linhas entre cada passo e rotule a linha com as informações ou objetos que estão sendo passados passo a passo. Crie pelo menos dois caminhos a partir das etapas de decisão, com base nos resultados possíveis da decisão. Faça as linhas de decisão irem para diferentes etapas do processo com base no resultado.

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    Numere cada passo e crie uma narrativa para eles, referenciando o número e o nome de tarefa. Descreva em detalhes o que cada um está fazendo para obter a documentação mais completa.

Dicas & Advertências

  • Inclua todas as fases do processo de negócio, em vez de um segmento estreito interpretado por um departamento ou grupo de pessoas. A ideia é ter uma "Grande imagem", como resultado, de modo que todos na organização possam ver todo o processo e saber como sua parte afeta o todo.
  • Fluxogramas multifuncionais são geralmente utilizados ​​para apresentar uma visão geral do processo - evite dar detalhes muito pequenos.
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