Como criar um manual de usuário para um sistema ERP

Escrito por marguerite lance | Traduzido por andreza ribeiro
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Como criar um manual de usuário para um sistema ERP
O manual do usuário é uma ferramenta fundamental para qualquer usuário ERP (writing image by DBarby from Fotolia.com)

Enterprise Resource Planning é uma solução de software complexo, que permite que as empresas armazenem uma grande variedade de dados e compartilhem informações entre todos os departamentos dentro de uma empresa e com os parceiros externos.

Na implementação de um ERP, é fundamental que a equipe de instalação, os usuários finais e trainers tenham acesso a informações que oriente-os através de todo sistema ERP: qual o seu propósito, o que ele faz, quais os seus módulos e como utilizá-lo. Esta informação está presente no manual do usuário, uma das ferramentas mais básicas para qualquer usuário de tecnologia.

Nível de dificuldade:
Desafiante

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O que você precisa?

  • Computador que execute o ERP
  • Gravador de Voz
  • Computador com um programa de publicação (como Microsoft Word, OpenOffice ou Adobe FrameMaker)
  • Nome de Usuário e Senha, se necessário, para acessar o ERP (não deve ser uma versão de demonstração)

Lista completaMinimizar

Instruções

  1. 1

    Aprenda sobre ERPs: o que eles são, o que eles fazem, como eles funcionam e por que implementá-los em uma empresa. Tome notas de pontos principais ou qualquer informação que seja importante inserir no manual do usuário que você está escrevendo.

  2. 2

    Participe de reuniões para discutir o desenvolvimento do ERP. Tome nota sobre seu funcionamento e qualquer outra informação relevante que irá ajudá-lo na preparação do ERP para os usuários finais.

  3. 3

    Desenvolva uma experiência em ERPs. Leia todos os documentos disponíveis (como guias de ajuda) para o ERP que você está documentando. (O departamento de marketing, muitas vezes, têm documentos informativos disponíveis.) Estude o site da empresa de desenvolvimento do ERP para colher informações. Leia manuais do usuário de outros ERPs no mercado. (Vários manuais do usuário para ERPs de código aberto estão disponíveis online)

  4. 4

    Use o ERP em seu computador. Anote notas detalhadas sobre como executar funções diferentes, todas as tarefas do usuário, os processos que não são intuitivos e fáceis de apenas pular e usar, quais módulos estão disponíveis com este ERP específico, como o ERP funciona, quaisquer perguntas que você tenha para um especialista no assunto e quaisquer problemas que encontrar durante a utilização do ERP.

  5. 5

    Entreviste suas PMEs, registrando-as para futura referência. Faça questionamentos sobre dúvidas e problemas que você encontrou no passo 3. Discuta com eles porque este ERP é especial (por exemplo, é voltado para pequenas empresas? É altamente personalizável?) E como ele funciona. Reúna-se com diferentes desenvolvedores do ERP, e solicite uma demonstração individual pela participação do mesmo sobre o sistema. Pergunte a pessoas envolvidas com o desenvolvimento do sistema pelas anotações ou documentos que tenham, e que seriam úteis para você estudar.

  6. 6

    Criar um plano de documento, destacando quando o manual do usuário do ERP é devido e o objetivo do manual (informação que ele precisa para cobrir e para quem), a contagem de páginas, um sumário (não esqueça de incluir qualquer apêndices ou índice) e as etapas (por exemplo, quando o primeiro e segundo passo deve ser concluído). Inclua seu nome neste documento, de modo que os outros saibam quem é o escritor técnico neste projeto.

  7. 7

    Determine o seu orçamento para o manual do usuário, em colaboração com seu gerente. Decida o papel, encadernação, impressão gráfica que você irá usar. A escolha será em grande parte determinada pelo seu orçamento. Mantenha o design do produto final em mente enquanto procede.

  8. 8

    Elabore um esboço do manual. Inclua uma introdução (onde o usuário fornece informações sobre o conteúdo do manual, propósito e informações adicionais do ERP em geral), um resumo das principais características do ERP, como realizar a instalação, iniciar os primeiros passos, configurar o sistema para as necessidades do usuário, auxiliar o usuário a definir suas preferências, como funciona as senhas e nomes dos usuários, como acessar os módulos e funções do ERP.

  9. 9

    Escreva o primeiro rascunho do manual do usuário, incorporando informações adquiridas a partir de reuniões, seu uso do ERP, entrevistas as PME, outros documentos e manifestações. Certifique-se de escrever para as necessidades de seu público-alvo, pessoas que irão utilizar o ERP em suas atividades diárias. Se tiver alguma dúvida durante o processo do primeiro rascunho, coloque essas questões para os revisores (que são especialistas no ERP) no documento.

  10. 10

    Imprima o primeiro rascunho do manual. Leia o projeto completamente, marcando tudo o que precisa ser mudado, esclarecido, expandido ou alterado. Marque qualquer erro ortográfico, gramatical e inconsistências. Corrija os erros encontrados.

  11. 11

    Ofereça às PMEs e seus revisores uma cópia do segundo rascunho do seu manual do usuário. Peça-lhes para ler o manual do usuário e retornar com um feedback quanto ao seu trabalho. Use o documento para testá-lo com o ERP, como se você fosse um usuário, notando no documento o que precisa ser mudado para garantir a sua usabilidade.

  12. 12

    Reescreva o manual do usuário, incorporando os conhecimentos fornecidos pelas PMEs, revisores do manual do usuário e de seu próprio teste. Certifique-se de ter corrigido os erros de conteúdo ou falta de informação, confirmando-as com as PMEs.

  13. 13

    Envie o rascunho final para produzi-lo.

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