10 regras da comunicação empresarial escrita

Escrito por morgan rush | Traduzido por israel jeffman
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10 regras da comunicação empresarial escrita
Use a sensibilidade, uma vez que a comunicação empresarial escrita pode ser facilmente copiada e distribuída a destinatários não desejados (Jupiterimages/Photos.com/Getty Images)

As empresas dependem de diferentes formas de comunicação nos negócios para transmitir e receber informação, seja declarado direta ou indiretamente. A comunicação empresarial falada ajuda a facilitar as negociações, a construir bons relacionamentos pessoais e rapidamente delegar tarefas. A comunicação não verbal é uma ferramenta matizada que ajuda a estabelecer autoridade, conformidade ou aprovação através do contato visual, apertos de mão e linguagem corporal. A comunicação empresarial escrita pode, muitas vezes, ser mal interpretada quando construída incorretamente, uma vez que o autor não está presentes para fornecer pistas sobre o seu tom e sua intenção. A seguir, as dez regras para a comunicação empresarial escrita que podem ajudá-lo a evitar erros.

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Formato

Escolha o formato apropriado quando produzir comunicação empresarial escrita. Por exemplo, correios eletrônicos atingem grandes grupos de pessoas eficientemente, mas podem perder a cordialidade de uma nota escrita à mão ou a confidencialidade de uma carta empresarial formal, uma vez que pode ser encaminhada para destinatários não desejados. Memorandos de escritório são bons para distribuir informações básicas no ambiente de trabalho, mas perdem em formalidade para os manuais do trabalhador ou relatórios escritos.

Clareza

A comunicação empresarial escrita deve conter uma mensagem clara. Nunca deixe os destinatários imaginando qual foi a sua intenção. Decida antecipadamente o que você pretende transmitir, deixando de lado distrações ou informações irrelevantes que possam desviar da mensagem principal. Por exemplo, não envie um memorando no escritório que, simultaneamente, repreenda os funcionários por demorarem no horário de almoço e felicite alguém pelo seu novo bebê. Estes são temas independentes.

Brevidade

O mundo gira a uma velocidade cada vez mais rápida; não desperdice o tempo das pessoas com longas missivas que podem ser facilmente digitalizadas, apagadas ou mal interpretadas. Afirme a sua mensagem concisamente. Utilize parágrafos curtos, frases pequenas e escolha palavras simples.

Tom

A comunicação empresarial escrita deve ter sempre um tom profissional, empresarial. Evite gírias, fofocas, piadas ou linguagem excessivamente casual ou abreviações. Por exemplo, não comece uma correspondência com: "Como tem passado?". Em vez disso, inicie com "Caros Senhores”, "Cara Sra. Silva," ou "Caro Diretor de Direitos Humanos".

Componentes visuais

O formato da comunicação empresarial escrita é simples, construções fáceis de ler, incorporando pontos-chave com texto em negrito quando necessário. Fique longe de fontes coloridas e de emoticons na correspondência por correio eletrônico; isto não é profissional.

Audiência

Tenha conhecimento dos seus destinatários, uma vez que irá ajudar você a enquadrar a mensagem apropriadamente. Por exemplo, uma carta de negócios para um colega pode omitir detalhes desnecessários ou definições que aquele destinatário, sendo da mesma empresa, já sabe e compreende. Uma carta comercial para um cliente em potencial, a respeito do mesmo produto incluiria informações adicionais e evidências persuasivas.

Releia

Nunca mande um correio eletrônico, carta comercial ou fax sem antes reler os seus conteúdos. Erros de digitação, erros gramaticais, comentários excessivamente tagarelas ou afirmações irritadas podem afetar negativamente a comunicação empresarial.

Cortesia

Faça uso da cortesia na comunicação empresarial escrita, particularmente em correios eletrônico. Confira duas vezes o endereço para ter certeza de que o seu correio eletrônico está endereçado ao destinatário correto; seja criterioso ao utilizar as funções “cc” ou “responder a todos”. Entupir a caixa de entrada de correios eletrônicos de uma pessoa não pertinente às suas responsabilidades é uma perda de tempo e uma chateação.

Sensibilidade

Use a sensibilidade quando escrever uma correspondência empresarial. Qualquer carta, correio eletrônico, nota ou relatório podem ser copiados e distribuídos para outros, portanto seja cauteloso com declarações negativas, críticas, fofocas e informações confidenciais da companhia. Nunca distribua intencionalmente uma comunicação escrita que seja confidencial.

Acompanhamento

Aumente a eficiência declarando na sua comunicação empresarial a sua intenção de acompanhamento para evitar ambiguidade. Por exemplo, escreva: "Vou lhe telefonar amanhã à tarde para discutir melhor o relatório em anexo".

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