Como fazer mapas de processo para seu negócio

Escrito por heidi wiesenfelder | Traduzido por ingrid marçal
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Como fazer mapas de processo para seu negócio
Exemplo de mapa de processo (diagrama de atividades) (Image by Heidi Wiesenfelder)

O mapeamento de negócio oferece aos líderes a possibilidade de deixar mais clara a forma como os processos são executados. Isso é capaz de revelar problemas como gargalos e variações em como o processo é executado por diferentes indivíduos ou grupos. Também é possível descobrir se a maneira como o processo tem sido executado é diferente da maneira como deveria ser executado. Criar um mapa de processo, também chamado de diagrama, é o principal componente do processo de gerenciamento e melhorias Six Sigma, mas pode ser benéfico até mesmo sem a presença do modelo Six Sigma.

Nível de dificuldade:
Moderadamente fácil

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O que você precisa?

  • Post-its (opcional)

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Instruções

    Fazendo o mapeamento

  1. 1

    Colha dados sobre como o processo é executado diretamente com as pessoas que o executam. Descubra se a forma como o processo é executado muda de acordo com determinadas circunstâncias ou de acordo com o executor. Foque em como o processo é executado atualmente, e não em como ele deveria ser feito.

  2. 2

    Defina qual tipo de mapa de processos deseja criar. Um diagrama de atividades básico mostra o fluxo das atividades durante a execução do processo, incluindo pontos de decisão, enquanto diagramas de desenvolvimento também mostram qual é o envolvimento de cada pessoa ou grupo com o processo. Por último, crie colunas para cada pessoa ou grupo e ilustre cada passo do processo na coluna apropriada para indicar quem executa cada tarefa.

    Como fazer mapas de processo para seu negócio
    Exemplo de diagrama
  3. 3

    Comece a fazer o mapa do processo desenhando uma elipse ou um retângulo com os cantos arredondados; esse é o símbolo padrão para indicar o ponto de início. Para o diagrama de atividades, faça o ponto de início no canto superior esquerdo da página ou na página do software que você está usando. Para o diagrama de desenvolvimento, o símbolo de início deve estar no topo da coluna apropriada.

  4. 4

    Dê um título ao ponto de início com uma frase indicando o que ele é, por exemplo, "Início do processo" ou somente "Início". Cada um dos passos a serem seguidos será nomeado dessa forma, e cada título deve incluir um verbo que represente a ação a ser tomada.

  5. 5

    Crie cada passo do processo desenhando um retângulo e dando um título a ele. Cada passo deve ter seu próprio retângulo representativo. Não combine os passos em um único retângulo usando a conjunção "e" para fazer a conexão entre dois verbos de ação.

  6. 6

    Use setas para conectar os passos e mostrar a direção do fluxo de atividades do processo. Tudo bem se o mapa ocupar várias linhas da página; as setas fazem o fluxo das atividades ser independente da forma como os retângulos são arranjados.

  7. 7

    Use um losango para representar pontos de decisão sempre que o próximo passo depender de alguma circunstância específica. Por exemplo, um mapa de processos para um carrinho de compras online deve ter um ponto de decisão que representa a opção de pagamento do cliente, se é cartão ou PayPal.

  8. 8

    Indique os passos que resultam do ponto de decisão criando retângulos, dando títulos a eles e adicionando setas para mostrar o fluxo do processo. Intitule cada seta que sai do ponto de decisão para deixar clara a condição que leva o fluxo do processo naquele caminho. Para o exemplo anterior, use os títulos "PayPal" para uma seta e "Cartão de crédito" para outra.

  9. 9

    Por fim, adicione uma elipse ou um retângulo com cantos arredondados com o título "Final" para indicar o fim do processo.

  10. 10

    Revise o mapa de processo criado para garantir que esteja correto. Peça para outras pessoas o revisarem também; isso permite verificar se o que o diagrama mostra é realmente como eles executam o processo.

Dicas & Advertências

  • Programas como o Microsoft Visio têm recursos especiais para a criação de mapas de processos, mas existem outros programas gráficos, por exemplo, o PowerPoint, que podem ser usados da mesma forma. Quando você reunir as informações sobre o processo pela primeira vez, escreva cada passo em post-its e ordene cada um fisicamente para visualizar o fluxo do processo. Esse método é mais simples do que criar todo o mapa do processo logo de primeira.
  • Se o processo envolve muita interação entre grupos ou pessoas, é preferível usar o diagrama de desenvolvimento para ilustrar melhor o envolvimento de cada indivíduo.

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