Reuniões

Determine se algumas de suas reuniões são desnecessárias. De acordo com Sherry e Stewart Ferguson, em seu livro "Organizational Communication", a pesquisa não provou que as reuniões presenciais são mais eficazes que as conversas telefônicas. Avalie os seus encontros para ver a quantidade de informações vitais que são comunicadas, e substitua reuniões ineficazes por telefonemas rápidos.

Envie memorandos por e-mail

Pergunte aos funcionários se eles têm dificuldade de compreender o propósito de memorandos no e-mail em sua empresa. Devido à facilidade de e-mail, muitos gestores anotam cada pensamento que eles têm e compartilham com os funcionários. Isso enfraquece o impacto da comunicação por e-mail. Os funcionários passam a esperar que a mensagem contenha informações que não são prioritárias. Reserve o e-mail para avisos importantes, e verifique se todo mundo sabe que a leitura deles é uma atividade necessária.

Divisão de gerações

Uma geração inteira de jovens entrando no mercado de trabalho não gosta de falar ao telefone. As mensagens de texto tomaram o lugar de conversas telefônicas. Você pode resolver isso de duas maneiras. Diga a seus funcionários jovens que a boa etiqueta no telefone é uma exigência do seu trabalho. Espera-se que determinadas comunicações sejam realizadas por telefone por serem mais complexas. Para mensagens mais simples, permita mensagens de texto entre os funcionários. Esta pode ser uma ferramenta útil, isto é, se limitada a informações breves.

Ponha o seu melhor comunicador no topo

De acordo com Jeanine Guerci, é importante fazer uma avaliação comportamental para identificar funcionários com talentos ocultos. Se você encontrar um grande comunicador em sua equipe, coloque essa pessoa no topo da cadeia de comunicação. Torne-a responsável por transmitir informações importantes a outros funcionários. Você estará premiando e reconhecendo o talento deles, e reforçando simultaneamente os canais de comunicação da sua empresa.

Encontre a ordem social

Avalie a ordem social da sua organização. Ela não tem relação com a parte administrativa. Trata-se do padrão de interações pessoais entre os funcionários. Katherine Miller, em seu livro "Organizational Communication", aponta que a ordem social pode determinar linhas de comunicação. Alguns funcionários são amigos, alguns podem ser adversários, e outros podem ser deixados de fora do ciclo. Se estiver confiando em alguém fora do ciclo para comunicar algo a um adversário para que possa viajar, você estará sujeito a uma pausa no caminho da mensagem.