×
Loading ...

Como fazer uma reunião Kaizen

Kaizen é uma filosofia japonesa de negócios que gira em torno do conceito da melhoria contínua e do progresso monitorado de uma organização considerando um objetivo pré-definido. Embora alguns praticantes de Kaizen, como Masaaki Imai, terem apresentado formas específicas para a aplicação desta filosofia, não há nenhum método passo a passo que explica como conduzir uma reunião Kaizen. Pelo contrário, a ênfase do método é colocada em restabelecer o valor de princípios compartilhados — trabalho em equipe, comunicação, flexibilidade, adaptabilidade, esforço e qualidade. É através do processo de tal afirmação coletiva que a produção enxuta pode ser alcançada.

Instruções

Traduzido livremente, Kaizen significa "melhoria" em japonês (Jupiterimages/Photos.com/Getty Images)
  1. Determine a finalidade da reunião. No Kaizen, as reuniões são para planejamento de projeto, que incluem a definição de metas e a divisão de tarefas, ou a revisão de projeto, durante a qual os membros da equipe relatam sucessos e dificuldades para a equipe.

    Loading...
  2. Convide toda a equipe para a reunião. Não proíba funcionários de participar; a inclusão de todos os envolvidos é importante.

  3. Convide os gerentes de projetos relacionados para integrarem a sua reunião, promovendo um sentido de comunidade e integração horizontal dentro da empresa.

  4. Dê boas-vindas aos participantes da reunião. Forneça crachás e designe os assentos conforme necessário. Certifique-se de reservar um local que maximize a interação pessoal. Para um pequeno grupo, recomenda-se uma mesa redonda ou oval.

  5. Afixe os objetivos da reunião em um local proeminente. Leia os objetivos do grupo e responda a perguntas curtas necessárias para esclarecimentos.

  6. Peça pela contribuição do grupo sobre o objetivo. Por exemplo, uma meta semanal foi cumprida ou ultrapassada? Forneça vários meios para os participantes darem sua contribuição; ideias podem ser compartilhadas através de comentários orais, declarações escritas ou um gráfico de brainstorming comunal.

  7. Colete as contribuições e reafirme-as para o grupo. Não omita comentários negativos ou enfatize demasiadamente o positivo. Comentários negativos podem ser reveladores, chamando a atenção para as áreas que necessitam de melhoria.

  8. Defina ou reafirme os objetivos a curto prazo. Anote as tarefas e as metas secundárias em cartões de nota. Forneça a cada participante um cartão de nota que informe cada uma de suas metas e deveres pessoais.

  9. Responda a quaisquer dúvidas ou preocupações remanescentes.

Loading...

Dicas

  • Oriente a discussão da reunião para que todas as preocupações sejam abordadas, mesmo se sua perspectiva como líder de projeto dificulte ver a validade destas preocupações.
  • Existem quatro fases principais em um processo de Kaizen: percepção, desenvolvimento da ideia, tomada de decisão e implementação. As reuniões podem ocorrer em e entre qualquer uma destas fases e podem ser adaptadas para qualquer um desses processos. Por exemplo, uma reunião no início de um projeto pode se concentrar em analisar os problemas existentes e observar os efeitos da cultura corporativa.

Referências

Recursos

Loading ...
Loading ...