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Como criar manuais de procedimentos operacionais padrão

Atualizado em 20 julho, 2017

Todas as empresas de sucesso têm uma coisa em comum: documentam e seguem procedimentos operacionais padrão (POPs) para manter as operações diárias consistentes, seguras, pontuais, ajustadas a normas de qualidade e a regulações do governo. Um POP documenta como, quando, onde, por que e por quem é feito um trabalho. Um manual de POPs agrupa os de um setor, departamento ou grupo dentro de uma empresa, sendo uma valiosa referência para os empregados atuais e uma excelente ferramenta de treinamento para os futuros. A organização e o estilo de escrita do manual variam muito de uma empresa para outra, mas existem diretrizes básicas que podem ser seguidas em todas elas.

Instruções

Os manuais POP são uma valiosa ferramenta para o treinamento de novos empregados (folders with documents image by Alexander Ivanov from Fotolia.com)

    Planificação

  1. Identifique a audiência-alvo do manual. Como exemplo, consideraremos os POPs do armazém da empresa. Identifique os trabalhos diários do setor e limite o alcance do manual ao papel dele dentro da companhia.

  2. Consulte as pessoas interessadas nos POPs (operários, supervisores e conselheiros de segurança). A experiência delas o ajudará a escrever procedimentos mais precisos para que o manual possa ser útil a longo prazo. Uma abordagem em equipe para criar o manual "promove os aportes dos usuários potenciais dos POPs", segundo o "Guidance for Preparing Standard Operating Procedures" (Guia para preparar procedimentos operacionais padrão) da Environmental Protection Agency dos EUA.

  3. Organize os procedimentos no manual de forma apropriada para a audiência e o material. Para o exemplo do armazém, além de uma tabela de conteúdos e apêndices, podem ser incluídas seções como "Segurança e treinamento", "Envios", "Recepções" e "Equipamento operacional".

  4. Formate os procedimentos de cada seção do manual de uma forma fácil de ler e acompanhar. Alguns procedimentos podem ser cobertos em poucos passos, mas outros possuem muitos passos e fluxogramas. O livro "Standard Operating Procedures: A Writing Guide" (Procedimentos operacionais padrão: Guia de redação) da Penn State University dá exemplos de quando usar cada estilo (veja a seção Recursos).

    Escrevendo os POPs

  1. Escreva uma "declaração de finalidade" para cada procedimento, indicando claramente quem faz cada trabalho, quando, onde e por quê. Anote as situações que poderiam, por exemplo, causar danos a equipamentos ou pessoas. Inclua também as regulações do governo e normas da indústria que devem ser seguidas.

  2. Redija os passos a seguir em ordem cronológica e formato claro e conciso. Use voz ativa e um nível de detalhes suficiente para que uma pessoa nova ou com experiência limitada possa completar os procedimentos sem supervisão.

  3. Identifique o equipamento especial, qualificações e documentos adicionais necessários para o trabalho. No exemplo do armazém, se um trabalhador precisar usar um capacete, ser capacitado no uso de empilhadeiras e levar uma lista de verificação de inventário, escreva-o no procedimento. Inclua exemplos de formulários necessários no apêndice do manual.

    Acompanhamento

  1. Teste os procedimentos antes de publicar o manual, como indica o "Guide to Writing Standard Operating Procedures" (Guia para escrever procedimentos operacionais padrão) da Texas A&M College of Engineering. Peça que uma pessoa experiente no assunto revise a precisão dos textos e que um estagiário encontre lacunas na informação. Reescreva o que for necessário.

  2. Ensine aos trabalhadores a usar o manual do POP. Explique o layout e como encontrar cada informação. Deixe que eles o usem e informem futuras alterações nos procedimentos.

  3. Crie um sistema de controle de documento. Quando um procedimento for revisado, registre as datas e detalhes do que foi alterado. Certifique-se de que estejam disponíveis cópias dos manuais nas áreas em que os procedimentos serão utilizados, como indica o livro "Guidelines for Writing Standard Operating Procedures" (Diretrizes para escrever procedimentos operacionais padrão) da Duke University.

  4. Revise a efetividade dos procedimentos após um tempo. Se o equipamento, os processos ou as regulações do governo mudarem, atualize o manual. Atente-se ao feedback sobre a usabilidade dele e incorpore melhorias.

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