Como criar manuais de procedimentos operacionais padrão

Escrito por lori burke | Traduzido por josé fabián
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Como criar manuais de procedimentos operacionais padrão
Os manuais POP são uma valiosa ferramenta para o treinamento de novos empregados (folders with documents image by Alexander Ivanov from Fotolia.com)

Todas as empresas de sucesso têm uma coisa em comum: documentam e seguem procedimentos operacionais padrão (POPs) para manter as operações diárias consistentes, seguras, pontuais, ajustadas a normas de qualidade e a regulações do governo. Um POP documenta como, quando, onde, por que e por quem é feito um trabalho. Um manual de POPs agrupa os de um setor, departamento ou grupo dentro de uma empresa, sendo uma valiosa referência para os empregados atuais e uma excelente ferramenta de treinamento para os futuros. A organização e o estilo de escrita do manual variam muito de uma empresa para outra, mas existem diretrizes básicas que podem ser seguidas em todas elas.

Nível de dificuldade:
Moderado

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Instruções

    Planificação

  1. 1

    Identifique a audiência-alvo do manual. Como exemplo, consideraremos os POPs do armazém da empresa. Identifique os trabalhos diários do setor e limite o alcance do manual ao papel dele dentro da companhia.

  2. 2

    Consulte as pessoas interessadas nos POPs (operários, supervisores e conselheiros de segurança). A experiência delas o ajudará a escrever procedimentos mais precisos para que o manual possa ser útil a longo prazo. Uma abordagem em equipe para criar o manual "promove os aportes dos usuários potenciais dos POPs", segundo o "Guidance for Preparing Standard Operating Procedures" (Guia para preparar procedimentos operacionais padrão) da Environmental Protection Agency dos EUA.

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    Organize os procedimentos no manual de forma apropriada para a audiência e o material. Para o exemplo do armazém, além de uma tabela de conteúdos e apêndices, podem ser incluídas seções como "Segurança e treinamento", "Envios", "Recepções" e "Equipamento operacional".

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    Formate os procedimentos de cada seção do manual de uma forma fácil de ler e acompanhar. Alguns procedimentos podem ser cobertos em poucos passos, mas outros possuem muitos passos e fluxogramas. O livro "Standard Operating Procedures: A Writing Guide" (Procedimentos operacionais padrão: Guia de redação) da Penn State University dá exemplos de quando usar cada estilo (veja a seção Recursos).

    Escrevendo os POPs

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    Escreva uma "declaração de finalidade" para cada procedimento, indicando claramente quem faz cada trabalho, quando, onde e por quê. Anote as situações que poderiam, por exemplo, causar danos a equipamentos ou pessoas. Inclua também as regulações do governo e normas da indústria que devem ser seguidas.

  2. 2

    Redija os passos a seguir em ordem cronológica e formato claro e conciso. Use voz ativa e um nível de detalhes suficiente para que uma pessoa nova ou com experiência limitada possa completar os procedimentos sem supervisão.

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    Identifique o equipamento especial, qualificações e documentos adicionais necessários para o trabalho. No exemplo do armazém, se um trabalhador precisar usar um capacete, ser capacitado no uso de empilhadeiras e levar uma lista de verificação de inventário, escreva-o no procedimento. Inclua exemplos de formulários necessários no apêndice do manual.

    Acompanhamento

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    Teste os procedimentos antes de publicar o manual, como indica o "Guide to Writing Standard Operating Procedures" (Guia para escrever procedimentos operacionais padrão) da Texas A&M College of Engineering. Peça que uma pessoa experiente no assunto revise a precisão dos textos e que um estagiário encontre lacunas na informação. Reescreva o que for necessário.

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    Ensine aos trabalhadores a usar o manual do POP. Explique o layout e como encontrar cada informação. Deixe que eles o usem e informem futuras alterações nos procedimentos.

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    Crie um sistema de controle de documento. Quando um procedimento for revisado, registre as datas e detalhes do que foi alterado. Certifique-se de que estejam disponíveis cópias dos manuais nas áreas em que os procedimentos serão utilizados, como indica o livro "Guidelines for Writing Standard Operating Procedures" (Diretrizes para escrever procedimentos operacionais padrão) da Duke University.

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    Revise a efetividade dos procedimentos após um tempo. Se o equipamento, os processos ou as regulações do governo mudarem, atualize o manual. Atente-se ao feedback sobre a usabilidade dele e incorpore melhorias.

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