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Como fazer mudanças na ata depois de uma reunião

Atualizado em 21 novembro, 2016

A maioria das reuniões é executada de acordo com os princípios das Regras de Ordem de Robert, um conjunto de diretrizes feito para reuniões formais de empresas e organizações. As atas lavradas em reuniões são um registro legal do que ocorreu. Atas podem precisar ser alteradas, agregando o que é chamado de um "adendo", depois de terem sido aprovadas por causa de erros, como de digitação ou factuais. Mude atas de acordo com o procedimento para garantir que elas permaneçam legalmente válidas. Uma alteração feita antes de a ata ser aprovada é feita na reunião seguinte, dentro do texto da ata, com uma nota que diz "corrigido". Atas que exigem uma mudança depois de terem sido aceitas exigem um movimento formal e votação.

Instruções

Atas devem ser mudadas em uma reunião (Jupiterimages/Pixland/Getty Images)
  1. Traga a ata da reunião na qual a mudança é necessária. Após a leitura da ata, o dirigente perguntará se há alguma mudança.

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  2. Explique a necessidade da mudança. Inclua toda e qualquer documentação de apoio. Discuta a razão para a mudança e qualquer informação adicional que deva ser adicionada para fazer a ata completa e precisa. Responda a quaisquer perguntas que a comissão possa ter até que o grupo esteja de acordo.

  3. Peça uma moção para a mudança se a ata já foi formalmente aprovada. Isso é chamado de "modificação de entendimento anteriormente adotado". O dirigente pedirá apoio para a moção. Se a ata não foi formalmente aprovada e está em fase de projeto, ela poderá ser alterada no texto, com a aprovação unânime do grupo.

    Atas que ainda não foram aprovadas são facilmente alteradas (Ciaran Griffin/Stockbyte/Getty Images)
  4. Faça uma votação, se necessário, sobre a moção, para aprovar a mudança. Uma vez aprovada, altere a parte da ata em questão. Faça uma observação na nova ata, perto da assinatura do secretário, dizendo que foi "aprovada a versão corrigida".

  5. Distribua a ata corrigida e o adendo na próxima reunião. O adendo deve incluir a linguagem exata que foi votada e aprovada para a mudança. Remova todas as cópias da ata anterior de arquivos e registros e substitua-a pela versão revisada.

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Dicas

  • Obtenha a assinatura do dirigente em todas as atas alteradas para o registro.

O que você precisa

  • Ata da reunião anterior
  • Cópias das páginas a serem alteradas

Referências

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