Como preparar um livro de pequenas despesas

Escrito por glenna parks | Traduzido por danilo rodrigues
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Como preparar um livro de pequenas despesas
Controle as pequenas despesas de negócios com um livro de pequenas despesas (Comstock/Comstock/Getty Images)

É possível controlar as pequenas despesas de negócios, tais como: taxas de postagem, multas de estacionamento, reuniões de almoço ou festas. Para tanto, basta utilizar um livro de pequenas despesas. Nomeie um gerente para essa função, geralmente um contador, escriturário ou outro supervisor, para dirigir as operações e coletar recibos quando necessário. Cada funcionário que pretenda fazer uma pequena compra deve passar por esse representante, ao invés de ter a caixa de pequenas despesas disponível quando quiser.

Nível de dificuldade:
Moderado

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O que você precisa?

  • Caderno pautado
  • Caneta ou lápis
  • Lata ou caixa para manter o dinheiro de pequenas despesas
  • Clipe de papel

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Instruções

  1. 1

    Compre um caderno pautado. Um pequeno caderno pode ser melhor para caber na caixa.

  2. 2

    Rotule o caderno com a data de início, o nome da empresa e as informações de contato.

  3. 3

    Desenhe três linhas verticais na primeira página do caderno.

  4. 4

    Rotule as quatro colunas resultantes como "Data", "Compra", "Quantidade" e "Saldo". Você pode fazer isso em todo o caderno ou confiar que a próxima pessoa a usá-lo seguirá o formato.

  5. 5

    Liste o saldo inicial na coluna de compras, com sua data de registro. A primeira compra será registrada na segunda linha.

  6. 6

    Coloque o montante inicial de dinheiro na caixa ou lata, junto com o caderno.

  7. 7

    Para fazer uma compra, o empregado tem que solicitar e justificar o que ele precisa ao contador ou gerente. Esse, por sua vez, poderá aceitar ou rejeitar a ideia. Se for aceita, o funcionário terá acesso ao livro de pequenas despesas e sua caixa.

  8. 8

    O empregado deve apresentar um recibo quando tiver feito a compra. Guarde todos os recibos juntos, unidos por um clipe de papel, na caixa ou caderno. Retire os recibos mensalmente e arquive-os.

  9. 9

    Adicione dinheiro extra para o fundo de caixa a partir da conta da empresa. O supervisor -- um contador ou gerente -- decide quanto deve ser mantido para as pequenas despesas, geralmente um valor abaixo de R$200.

Dicas & Advertências

  • Mantenha o livro e a caixa em um lugar seguro, como o escritório do gerente ou do contador. Não os deixe em uma área comum, como o refeitório ou área de reunião. Mantenha um livro de despesas para pequenos gastos de compra de postagem, taxas de estacionamento ou festas.
  • Não registre grandes compras no livro . Essas devem ser contabilizadas no livro caixa principal.

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