Como digitar etiquetas para pendurar pastas de arquivos

••• Christine Balderas/Photodisc/Getty Images

Organizar pastas não vai ajudar com a organização, se as pastas não estiverem previamente organizadas. Colocar etiquetas chamativas nos arquivos é fundamental para ter um arquivamento de fácil utilização, então, etiquetar corretamente é fundamental. Etiquetas digitadas serão fáceis de ler à primeira vista. Pastas vendidas em lojas de materiais de escritório geralmente vêm com sua própria folha perfurada de etiquetas, no entanto, é mais fácil de digitar e cortar suas próprias etiquetas.

Passo 1

Meça a altura e a largura de uma só etiqueta na folha perfurada ou em uma folha de etiquetas. Se estiver usando folha perfurada, meça toda a caixa perfurada, incluindo a parte que irá ser dobrada para baixo, formando a parte de trás do rótulo.

Passo 2

Abra um novo documento no programa, como o Microsoft Excel, MS Word ou Open Office. Insira uma tabela. Para o Excel ou outros programas de planilha, abra um novo documento sem inserir nada, visto que esses já têm células no documento. Se estiver usando os adesivos para rotular, veja a folha de adesivos para verificar as margens. Isso é muito importante para alinhar o texto. Meça essas margens em todos os quatro lados. Em seguida, defina as margens do documento para corresponder exatamente a esses. Se as páginas que pretende imprimir não têm margens, defina todas como "zero".

Passo 3

Faça o tamanho da célula ser igual ao tamanho das etiquetas, que já forma medidas. Digite o texto desejado nas células. Padrões menores para pastas terão somente uma coluna de etiquetas perfuradas, não uma página inteira. Se houver somente uma coluna, use a primeira coluna das células para digitar as etiquetas. Use uma fonte negritada para melhor leitura.

Passo 4

Cheque os tamanhos e margens das células e depois faça uma impressão teste, imprimindo as etiquetas em um papel simples. Coloque essa folha teste em cima da folha com as etiquetas, para confirmar o alinhamento com os adesivos ou espaços perfurados. Ajuste as margens e tamanhos de suas células de acordo e imprima novamente, caso não haja semelhança.

Passo 5

Coloque a folha de etiquetas que veio com sua pasta de arquivos na impressora. Tenha certeza que a página esteja na posição correta. Isso dependerá do tipo de impressora, então não esqueça de checar antes. Faça uma impressão teste para saber qual é o lado "para cima".

Passo 6

Coloque as etiquetas com furos nos espaços corretos nas pastas ou cole os adesivos em seus lugares designados.

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