×
Loading ...

Como organizar um armário de arquivo lateral

Não é difícil organizar um armário de arquivo lateral, mas para obter maiores benefícios com isso, há algumas coisas a considerar antes de começar a arquivar. Apesar de um armário de arquivo lateral oferecer mais flexibilidade do que um armário vertical, você ainda terá que planejar como organizar os documentos de uma forma que se adapte às suas necessidades.

Instruções

Decida de que forma irá organizar os documentos de acordo com as suas necessidades (Stockbyte/Stockbyte/Getty Images)
  1. Coloque o armário na direção para onde você quer que seus arquivos fiquem voltados. Com um armário de arquivo lateral, você tem as opções de ter os arquivos voltados para a esquerda, voltados para a direita ou para a frente.

    Loading...
  2. Insira trilhos laterais de arquivos se você tiver escolhido para ter seus arquivos voltados para a frente. Use os trilhos para dividir a largura de cada gaveta de arquivo em seções com tamanho suficiente para acomodar a largura dos arquivos suspensos expansíveis.

  3. Insira os arquivos suspensos expansíveis em seu armário de arquivo lateral, voltados para a direção que você escolheu.

    Os arquivos suspensos devem ser colocados em trilhos dentro dos armários (hanging files image by Willee Cole from Fotolia.com)
  4. Crie etiquetas para os arquivos escrevendo um título para aquela categoria em cada etiqueta. Coloque as etiquetas dos arquivos em ordem alfabética ou alguma ordem que faça mais sentido para suas necessidades. Cole as etiquetas nas pastas suspensas expansíveis, colocando a primeira etiqueta no canto esquerdo do primeiro arquivo suspensos expansível. Coloque a etiqueta na próxima pasta suspensa de forma que ela fique à direita da primeira etiqueta. Continue até que todos os seus arquivos estejam etiquetados. Quando você chegar na pasta da extrema direita, se ainda houver mais categorias faltando, comece novamente a partir do canto esquerdo.

  5. Rotule as pastas expansíveis em subcategorias escrevendo um título para cada subcategoria na parte superior da aba de cada pasta. Coloque as pastas nos arquivos suspensos rotuladas com a categoria apropriada. Por exemplo, se você criou um arquivo com a categoria "impostos", rotule uma pasta para cada ano fiscal.

  6. Classifique os documentos e arquive-os nas respectivas categorias e subcategorias de arquivos.

Loading...

Dicas

  • Determine as categorias e subcategorias das quais você precisa antes de iniciar este projeto. As categorias e subcategorias deverão ser adaptadas às suas necessidades. Faça uma lista, assim você saberá de quantos arquivos suspensos e de quantas pastas de arquivos você vai precisar antes de se dirigir à loja de material de escritório.

Aviso

  • Não torne seu sistema de arquivamento muito complicado ou você correrá o risco de se tornar sobrecarregado e desistir de qualquer tentativa de manter seus documentos organizados. Nem toda categoria exige subcategorias. Crie subcategorias apenas quando existir uma necessidade lógica para fazer isso. Caso contrário, mantenha o processo simples.

O que você precisa

  • Trilhos para arquivo lateral (opcional)
  • Arquivos suspensos expansíveis
  • Etiquetas para arquivos
  • Pastas de arquivo expansíveis

Recursos

Loading ...
Loading ...