Como planejar um jantar e leilão beneficente

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Planejar um leilão silencioso, juntamente com um jantar de angariação de fundos, é uma ótima maneira de complementar e aumentar os lucros da sua organização. Seus colaboradores podem estar mais do que dispostos a doar itens que possam ser vendidos durante o leilão, especialmente quando souberem que é para uma boa causa. Idealmente, deve ser um evento divertido e agradável que atinja as metas de arrecadação estabelecidas.

Planejamento geral inicial

Passo 1

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Estabeleça um orçamento para o evento de arrecadação de fundos.

Passo 2

Crie um tema para a angariação de fundos que se relacione com o objetivo do evento.

Passo 3

Estabeleça uma meta de arrecadação e uma lista de convidados que permita alcançar esse objetivo.

Passo 4

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Escolha e reserve uma data para o jantar e o leilão. Use um calendário. Decida se o evento será realizado durante a semana ou no fim de semana. Além disso, considere todas as datas potenciais que podem entrar em conflito com os feriados, eventos semelhantes, etc.

Passo 5

Planeje reuniões periódicas com o presidente do comitê de captação de recursos da sua organização e com o tesoureiro.

Planejando um jantar

Passo 1

Banquet table / Dinner Place Setting image by Taiga from Fotolia.com

Escolha um local para o evento que acomode todos os convidados. As opções incluem alugar uma instalação para banquetes, reservar uma sala de banquete em um hotel e reservar um espaço privado em um restaurante. Além disso, considere escolas, museus, espaços em clubes da comunidade, mansões, jardins, casa dos membros, etc.

Passo 2

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Determine se você quer realizar um jantar em estilo buffet ou se a refeição será servida. Reúna-se com um serviço de buffet para decidir o menu. Discuta o número de preferências e quais opções serão oferecidas aos convidados, se for uma refeição servida.

Passo 3

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Planeje algum tipo de entretenimento para quando os convidados chegarem, como música de câmara (música erudita produzida com poucos instrumentos). Se o seu orçamento permitir, você pode ter músicos ao vivo, mas, como uma alternativa, você pode usar música gravada.

Planejando o leilão

Passo 1

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Peça doações durante a reunião da associação. Seja criativo na procura de itens. Enquanto está à procura de itens, você pode criar um website de leilão online e ver se há voluntários com experiência e que estariam dispostos a ajudar nessa tarefa.

Passo 2

Exiba os itens do evento de forma atraente.

Passo 3

Explique aos clientes que eles devem enviar "silenciosas" propostas escritas para os itens que desejam concorrer e que o leilão terminará cerca de uma hora antes do início do jantar.

Passo 4

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Anuncie quando faltar poucos minutos para o fim do leilão.

Passo 5

Dê as instruções aos vencedores sobre como pagar e pegar os itens que ganharam. Forneça recibos para os compradores para registros fiscais.

Atividades pós evento

Passo 1

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Deposite seus lucros no banco.

Passo 2

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Envie notas de agradecimento aos doadores dos itens leiloados e os vencedores do leilão.

Passo 3

Peça aos doadores e patronos que deem um feedback sobre o evento, o leilão e o local.

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