Como configurar o GTD no Toodledo

Escrito por darby stevenson | Traduzido por érika reis
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Como configurar o GTD no Toodledo
"Get Things Done": deixe o Toodledo organizar a sua lista de afazeres (Comstock/Comstock/Getty Images)

O Toodledo é um sistema baseado na Web que permite aos usuários dividir projetos em objetivos, criar um calendário que pode ser sincronizado com o Google Calendar ou iCal, visualizar listas de tarefas em um telefone, além de outros serviços. O GTD, ou "Getting Things Done", é um sistema organizacional criado por David Allen na premissa de que as tarefas devem ser registradas para liberar a mente a pensar em outras coisas e reduzir o estresse. Os princípios do GTD podem ser integrados ao sistema Toodledo, pois nele você pode dividir os projetos por etapas.

Nível de dificuldade:
Moderadamente fácil

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Instruções

  1. 1

    Escreva todos os projetos nos quais você está trabalhando ou planejando. Selecione um deles para aplicar o sistema de GTD através do Toodledo.

  2. 2

    Escreva todos os componentes do projeto. Alguns serão passos, outros serão informações de referência ou ideias. Olhe para os primeiros passos. Decida se o processo pode ser realizado ou se é tangível. Se ele não for possível ou absolutamente necessário para a conclusão do projeto, anote-o em uma seção do documento denominada "algum dia", que significa que a prioridade é menor. Entretanto, se for uma ideia que você pode precisar consultar mais tarde, arquive-a na seção "referência". Anote as outras etapas possíveis de serem realizadas. São essas que você vai inserir no Toodledo para que ele lhe ajude a organizar.

  3. 3

    Organize os passos em etapas com as datas de conclusão (se houver). Escreva um número entre zero e cinco ao lado de cada etapa. Zero representa a prioridade mais baixa e cinco a mais alta. Atribua um contexto para cada tarefa. Ele denota onde você deverá estar para realizá-la. Os contextos podem ser "no escritório", "em casa", "no carro", "no local de trabalho" e assim por diante. Escreva-o ao lado de cada tarefa.

  4. 4

    Localize as etapas envolvidas no projeto que levem menos de dois minutos e não têm outros pré-requisitos. Realize-as de imediato para que você não precise adicioná-las ao Toodledo.

  5. 5

    Abra o Toodledo e crie uma nova pasta clicando em "pastas" no botão do menu à direita. Dê à pasta o nome do seu projeto.

  6. 6

    Clique no botão "configurações de conta" no canto esquerdo da tela do Toodledo. Consulte a lista de funções e encontre a chamada "Campos/Funções usados​​". Clique no botão "editar" para essa configuração. Percorra a lista de campos e clique em "contexto". Clique em "salvar alterações".

  7. 7

    Clique em "contextos" no menu da esquerda. Escreva o nome de cada um dos contextos que você criou na etapa 4 no campo fornecido. Depois, clique no botão "adicionar". Quando você terminar, clique em "salvar alterações".

  8. 8

    Olhe a lista das etapas que devem ser concluídas em determinada data. Digite tudo isso na sua "to-do list". Entre no Toodledo e clique no link de "to-do list" no canto superior esquerdo da página. Clique em "adicionar uma tarefa" no canto superior direito. Rotule cada tarefa com um nível de prioridade a partir do menu "prioridade", que está no canto inferior direito. Escolha o contexto de cada tarefa a partir do menu "contexto".

  9. 9

    Adicione todas as tarefas que não têm uma data de término. Algumas delas podem ainda ser importantes, por isso adicione-as e dê uma prioridade.

  10. 10

    Reveja os passos que foram rotulados na lista "algum dia". Crie novas tarefas para ela, mas não selecione uma data de término e dê prioridade zero.

  11. 11

    Entre no Toodledo todos os dias do seu computador e telefone. Quando as etapas de alta prioridade estiverem próximas de ser cumpridas, elas irão aparecer no topo da tela para mostrar a sua importância. As tarefas de baixa prioridade, sem data de término, aparecerão na parte inferior da lista. Mantendo o conceito de "get things done", você afastará a pressão e o estresse de sua mente, organizando as etapas necessárias para concluir o projeto e delegando essa tarefa organizacional para o software Toodledo.

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