Como manter o controle de atas de reuniões

Escrito por mark quick | Traduzido por débora sousa
  • Compartilhar
  • Tweetar
  • Compartilhar
  • Pin
  • E-mail
Como manter o controle de atas de reuniões
Manter o controle de atas de reuniões é fundamental (George Doyle/Stockbyte/Getty Images)

Atas de reuniões devidamente escritas, organizadas e arquivadas são essenciais para a função ordenada de qualquer conselho ou equipe de liderança que realize reuniões oficiais. As atas de reuniões formam o registro oficial e até mesmo legal de ações e decisões do conselho. Elas podem fornecer um contexto importante para a compreensão de decisões passadas, além de delinear certa responsabilidade, por manter um registro oficial dos comentários e dos votos dos membros. Gerenciar e armazenar adequadamente atas de reuniões oficiais é fundamental.

Nível de dificuldade:
Moderadamente fácil

Outras pessoas estão lendo

O que você precisa?

  • Armário de arquivo com chave
  • Pasta de arquivos com 12 divisórias
  • Etiquetas de arquivo

Lista completaMinimizar

Instruções

  1. 1

    Identifique claramente a pessoa responsável por escrever e armazenar as atas de reunião. Essa tarefa é geralmente atribuída pela constituição e estatutos da empresa e, geralmente, destina-se ao secretário corporativo ou ao tesoureiro. Em qualquer caso, a tarefa de recolha e armazenamento das atas atribuídas a um indivíduo responsável é de vital importância. Proporcione a essa pessoa uma descrição do trabalho concisa, porém detalhada, que informe quais informações devem ser incluídas na ata e onde e como o armazenamento adequado deve ocorrer.

  2. 2

    Compre um armário de arquivo com chave. O secretário e o presidente do conselho devem ser as únicas duas pessoas a terem as chaves. Quando o conselho analisar e aprovar um conjunto de atas, elas devem ser armazenadas nesse armário e trancadas, para garantir o registro oficial e evitar a adulteração.

  3. 3

    Arquive as atas individualmente e por datas. Coloque as pastas com divisórias no armário de arquivos e use guias para etiquetar cada pasta com o mês e o ano apropriado. Insira uma pasta de documentos contendo cada conjunto de atas à pasta do mês apropriado. Isso facilitará o processo para encontrar um determinado conjunto de atas para verificar as decisões, ações ou para pesquisar o contexto de decisões passadas do conselho.

  4. 4

    Mantenha um índice de administração de decisões importantes do conselho que forneça um resumo da decisão e da data da reunião em que a votação teve lugar. Por exemplo, se o conselho votar para aprovar a contratação de um empregado para tratar da organização, aprovar a retirada de um empréstimo ou tomar alguma outra ação importante, a informação deve ser adicionada ao índice. O secretário deve imprimir e armazenar o índice em uma pasta separada na parte da frente do armário de arquivo, para um fácil acesso. Sem esse índice, ele terá que gastar muito tempo procurando por um determinado conjunto de atas.

  5. 5

    Faça backup de todos os arquivos eletrônicos. É provável que o secretário do conselho digite a ata da reunião em um programa de processamento de texto, para imprimi-los e para que o conselho revise. Esses arquivos devem ser copiados para um pen drive ou um CD e armazenados junto com as cópias impressas das atas. Crie pastas na versão eletrônica de acordo com os mesmos parâmetros dos arquivos físicos.

  6. 6

    Forneça uma agenda a cada membro do conselho com divisores mensais e instrua-os para arquivar as atas de reuniões que couberem nessas agendas. Isso servirá como uma opção adicional de backup para preservar e acompanhar atas de reuniões. Esse método pode ajudar tremendamente no caso improvável de as cópias e os dados retrospectivos forem perdidos, devido a alguma calamidade ou roubo. Cada membro do conselho, tendo mantido as atas prestadas, pode ajudar a substituir os arquivos oficiais perdidos, caso seja necessário.

Dicas & Advertências

  • Lembre-se de que as atas não são oficiais até que sejam votadas. Se um conselho reúne-se mensalmente, então as atas de janeiro serão apresentadas na reunião de fevereiro. Elas não são oficiais até que os conselheiros tenham a oportunidade de lê-las, discuti-las e oferecer emendas, se necessário.

Não perca

Filtro:
  • Geral
  • Artigos
  • Slides
  • Vídeos
Mostrar:
  • Mais relevantes
  • Mais lidos
  • Mais recentes

Nenhum artigo disponível

Nenhum slide disponível

Nenhum vídeo disponível