A melhor maneira de começar uma carta de reclamação

Escrito por michael brent | Traduzido por pedro santos
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A melhor maneira de começar uma carta de reclamação
Existem várias maneiras de começar uma carta de reclamação (Digital Vision/Digital Vision/Getty Images)

Se você tem uma reclamação de consumidor sobre um produto ou serviço que não fez jus às suas expectativas, uma das melhores maneiras de garantir as suas preocupações sejam levadas a sério é escrever uma carta de reclamação. Embora possa ser difícil de determinar a melhor forma de iniciar uma carta de reclamação, existem diferentes estratégias que você pode adotar.

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Endereçando a carta

Dirigir a sua carta de reclamação a uma pessoa específica irá reduzir a probabilidade de que sua mensagem seja ignorada ou suma em meio à correria do dia a dia. Comece sua carta dirigindo-a à pessoa específica que tem poderes para responder a sua reclamação. Não se esqueça de incluir o título da pessoa. Normalmente um site da empresa tem informações a respeito de quem ou para onde direcionar as reclamações dos clientes. Antes de escrever sua carta, faça alguma pesquisa para certificar-se de enviá-la para a pessoa certa.

Vá direto ao assunto

Comece com um pequeno título que faça referência ao problema que você está tentando resolver antes de seu primeiro parágrafo fornecendo o máximo de detalhes que puder. Por exemplo, se a sua queixa é sobre um avião, inclua a data de rota de viagem e número do voo. Após o título, seu primeiro parágrafo deve resumir a queixa. Chegue ao assunto rapidamente, na primeira frase do seu primeiro parágrafo, e delineie as queixas específicas relacionadas aos bens da empresa ou serviços. Inclua o maior número de detalhes que puder, mantendo-se conciso e respeitoso.

Comece com algo positivo

Outro método de começar uma carta de reclamação é usando seu primeiro parágrafo para dizer algo positivo sobre os produtos da empresa ou serviços antes de chegar a sua reclamação. Esta abordagem coloca o leitor em uma posição menos antagônica, o que pode levá-lo a ficar mais disposto a trabalhar com você para resolver sua reclamação. Comece sua primeira frase com uma experiência favorável que teve com a empresa no passado, destacando alguns dos atributos positivos da empresa e depois defina a natureza da sua reclamação em sua segunda frase ou parágrafo.

Dicas gerais

O site USA.gov oferece dicas sobre como escrever uma carta de reclamação eficaz, observando que muitas vezes uma mensagem enviada por correio é a forma mais eficaz de fazer contato com uma empresa. Também é provável que você obtenha melhores resultados se você usar um tom direto e não-confrontacional, uma carta, com raiva, ameaçadora ou sarcástica pode ser menos eficaz do que uma carta que é calma e racional. Além disso, você deve indicar claramente exatamente como você gostaria que o problema fosse resolvido. Finalmente, documente cada passo que você dá e cada carta que você escreve e guarde cópias delas.

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