Como fazer o passo a passo de um fluxograma para um sistema de folha de pagamento

Escrito por grace ferguson | Traduzido por lucas calazans
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Como fazer o passo a passo de um fluxograma para um sistema de folha de pagamento
Um fluxograma mostra a sequência de suas funções de processamento de folha de pagamento (process flow image by Christopher Hall from Fotolia.com)

Um sistema de folha de pagamento é imprescindível, pois através dele é possível processar a sua folha de pagamento. Os três tipos de sistema são: manual, informatizado (utilizado pela própria empresa) e externo (terceirizado). O sistema manual exige que você processe à mão, o computadorizado, feito localmente, utiliza um software para processar a folha de pagamento e o sistema externo significa uma terceirização a um fornecedor de serviços. Um fluxograma do sistema de folha de pagamento mostra a sequência em que você a processa, otimizando o procedimento e tornando-o ciente de tudo.

Nível de dificuldade:
Desafiante

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Instruções

  1. 1

    Desenhe o fluxograma com um pacote de programa de escritório -- esse é o melhor caminho para um ar profissional. No entanto, você pode desenhar o gráfico com a mão. Crie caixas e setas que mostrem o fluxo do processamento da folha de pagamento, tal como onde começa e termina.

  2. 2

    Crie um fluxograma para um sistema de folha de pagamento manual. Ele deve mostrar todas as tarefas manuais envolvidas no processamento de sua folha de pagamento via esse sistema.

    Exemplo: reúna cartões de ponto, cheque-os para ver o status de cada empregado, contate os supervisores sobre faltas ou situações questionáveis e calcule manualmente cada cartão de ponto. Crie uma sequência envolvendo os deveres de processamento, como o cálculo manual de salários, deduções legais (tais como impostos sobre a folha de pagamento), deduções voluntárias (como aposentadoria e benefícios para a saúde), e o pagamento do salário. Faça outra sequência que mostra tarefas de pós-processamento, como criar manualmente e apresentar o registro da folha de pagamento, criar e publicar entradas diárias e depositar salários no banco.

  3. 3

    Faça um fluxograma para o sistema informatizado utilizado na própria empresa. Esse sistema elimina o processamento manual. Faça o fluxograma específico para os requisitos do software de folha de pagamento.

    Exemplo: atualize os dados de ponto no software, revise-os e investigue o que estiver em aberto. Processe a folha de pagamento através do software, imprima o relatório de pré-processamento, verifique a folha através do relatório e faça as mudanças necessárias. Crie e envie arquivos de depósito direto para o banco, deposite os fundos dos funcionários, pague as taxas do banco e feche a folha de pagamento. Notavelmente, quando você fecha a folha de pagamento, ele salva os dados da folha de pagamento integral para o período de pagamento no sistema.

  4. 4

    Crie um fluxograma para o sistema externo. Ao terceirizar sua folha de pagamento, o prestador de serviços solicitará que você envie os dados da folha de cada período de pagamento. O provedor normalmente permite enviar os dados via fax, e-mail ou online. O fluxograma deve incluir detalhes sobre o método necessário.

    Exemplo do método online: revise os dados de jornada de trabalho, entre em contato com o supervisor para qualquer esclarecimento, informe as mudanças no pagamento dos funcionários e os dados de horas de trabalho no sistema do provedor. Verifique os dados inseridos através do sistema online do fornecedor, arquive os dados da folha de pagamento recebidos e distribua pague os salários.

Dicas & Advertências

  • Faça o fluxograma para que ele se relacione com cada processamento de folha de pagamento. Atualize-o quando ocorrer uma mudança no sistema.
  • O fluxograma deve incluir as obrigações federais e estaduais de impostos, tais como pagamentos de imposto de renda e geração de relatórios.

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