Como planejar uma confraternização natalina na sua empresa

Escrito por jamie wilson | Traduzido por andressa v. da nobrega
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Como planejar uma confraternização natalina na sua empresa
Uma confraternização pode dar o tom do ano que se inicia (Digital Vision./Digital Vision/Getty Images)

As confraternizações da empresa lhe permitem compartilhar suas atividades internas com as famílias dos funcionários, seus clientes e com o público em geral. Pessoas de fora podem ter uma ideia melhor de como você faz o que faz, e seus empregados se divertem ao mostrar seu trabalho aos entes queridos. Uma confraternização de Natal pode ser ainda mais divertida para todos os participantes, uma celebração do que foi feito durante todo o ano, e uma maneira de se preparar para o ano que se inicia. Planeje-a de maneira correta e seu evento pode dar o tom do ano novo, energizando os funcionários e lhe fazendo conquistar o apoio do público.

Nível de dificuldade:
Moderado

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Instruções

  1. 1

    Defina seu comitê com vários meses de antecedência. Idealmente, uma pequena empresa com 50 funcionários pode planejar e implementar bem uma confraternização de Natal se começar em outubro — empresas maiores podem ter que começar por volta de julho. Seu comitê, composto por empregados de todos os níveis e de cada departamento, deve: escolher um dia ou dias para o evento, definir as necessidades do departamento e quais partes da empresa devem ser destacadas durante o evento.

  2. 2

    Faça uma lista de convidados, e confira-a duas vezes. Convide clientes atuais e em potencial, especialmente seus clientes favoritos. Inclua também familiares e representantes de vendas. Faça uma lista VIP e assegure-se de que seus diretores estejam cientes de que esses convidados devem receber atenção especial — seus diretores e gerentes devem conhecê-los todos, por exemplo —, mas, apesar disso, tente tratar todas as pessoas da mesma forma. Confira duas vezes a data planejada para seu evento e certifique-se de que é uma boa data para todas as pessoas na sua lista VIP.

  3. 3

    Se você estiver planejando com muita antecedência, envie emails para secretários VIP pedindo que eles tomem nota da confraternização e publiquem panfletos nas áreas comuns dos funcionários para que eles saibam mais sobre o evento.

  4. 4

    Crie os convites e envie-os para os convidados selecionados. Os convites devem incluir o horário — início e fim, pausas, local, onde estacionar —, se necessário, e qual o traje. Peça uma confirmação de presença (regra: planeje de acordo com o número de pessoas que confirmarem a presença, e adicione mais 10%). Escreva uma lista com os emails enviados, outra para lembretes e outra para segundos envios. Convidados VIP devem receber convites com uma mensagem pessoal ou do presidente da companhia ou do diretor do departamento com quem trabalha diretamente.

  5. 5

    Se sua confraternização contará com a presença do Papai Noel, contrate um em meados de outubro, ou alugue a fantasia para um funcionário dedicado cuja risada alegre combine com o personagem. Esse também é um bom momento para começar a trabalhar com a mídia local se você quiser uma cobertura da imprensa.

  6. 6

    Planeje as bebidas e a decoração. Essa será sua maior despesa, e você pode se manter dentro do orçamento se fizer concursos de decoração entre os departamentos, comprar biscoitos de Natal mais baratos, ou até trocar seus serviços pelo de bufê, se for o caso. Seu comitê deve garantir o tempo necessário e a ajuda para a decoração, arrumação da comida e outras preparações diretas. Tenha ao menos uma árvore de Natal bonita perto da entrada principal, para dar uma atmosfera natalina, e organize a festa ao redor dela.

  7. 7

    Defina ao menos um representante de cada departamento que possa falar sobre o que sua área faz, dando demonstrações e até mesmo amostras, se for apropriado. Por exemplo, uma área de gravações em metal pode dar pequenas placas de metal com desenhos natalinos personalizados às crianças que comparecerem, ou o departamento de confeitaria pode oferecer mini cupcakes prontos para serem devorados. Peça também para seu pessoal da manutenção lidar com quaisquer detalhes, como estacionamento, sinalização ou interdição de áreas perigosas. Distribua etiquetas decoradas com o tema natalino para os convidados escreverem seu nome, que podem ser personalizadas, ou adesivos com a mensagem "Olá, meu nome é...", de maneira que combine com seu evento.

  8. 8

    Realize ligações telefônicas para lembrar a todos os seus convidados VIP que confirmaram presença. Ligue para as secretárias dos que não responderam para ver se eles virão — essas coisas são facilmente negligenciadas.

  9. 9

    Um pouco antes da confraternização, encontre-se com seus organizadores, demonstradores, guias e outros. Todos devem ter o objetivo de se divertir, e informar os convidados sobre seus produtos e serviços. Não perca de vista o lado "comercial" do seu evento. Distribua tarefas de limpeza igualmente se necessário, para que todos possam ir para casa rapidamente depois do fim da confraternização.

  10. 10

    Durante o evento, você e outras pessoas devem ser bons anfitriões. Assegure-se de que todos estão interagindo e se divertindo, especialmente (mas não apenas), os convidados VIP e seus funcionários.

  11. 11

    Após o evento, envie notas de agradecimento para todas as pessoas que vieram. Use isso como uma maneira de "quebrar o gelo" com qualquer convidado VIP que você não conheça bem. Agradeça especialmente seu comitê de planejamento e outros que trabalharam duro para organizar e implementar seu evento. Presentear essas pessoas é uma boa ideia.

Dicas & Advertências

  • Seja sensível a questões culturais. Essa é uma confraternização natalina, mas se você tiver convidados judeus ou muçulmanos, o melhor é decorar a festa de maneira a incluí-los ou, ao menos, de uma maneira que não os faça sentir excluídos.
  • Foque na segurança. Uma confraternização é divertida, mas não se terminar com alguém machucado.
  • Por se tratar de um evento que acontece no Natal, é apropriado distribuir presentinhos. Você pode optar por brindes promocionais, mas os torne especiais. Se você fizer um sorteio, todas as pessoas presentes devem ganhar alguma coisa, como reza a tradição.

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