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Técnicas para ser mais produtivo na vida e no trabalho

Federico Caputo/iStock/Getty Images

Introdução

E-mails, zilhões de redes sociais, estudo, trabalho, amigos, relacionamentos amorosos, casa, filhos, etc. Ter que dar conta de todas essas atividades em meras 24 horas já é visto como tarefa corriqueira no cotidiano de muita gente. E fazer tudo isso em plena "era das distrações", na qual se manter informado é vital, não é nada fácil. Além disso, a oferta de conteúdo online é tão abundante que torna árdua a missão de encontrar informação relevante, diante de tantos cliques possíveis no meio do caminho. Para ajudar na missão de encontrar foco e tornar seu dia a dia mais produtivo, selecionamos dez dicas para você.

Sergey Nivens/iStock/Getty Images

Estabeleça metas

Defina o que é essencial e estabeleça objetivos com clareza. Listar metas, mesmo que diárias, ajuda a manter a produtividade desejada, evitando distrações e desvios no meio caminho. Mais do que isso: diante do "bombardeio" de afazeres, ter objetivos bem definidos é uma necessidade. O professor da Methodus Consultoria, Leandro Santos, alerta que quem não lista metas corre o risco de se perder diante de tantas demandas. Mas não estabeleça objetivos irreais, pois pode trazer efeitos inversos. Delimitar estratégias realizáveis, e colocá-las em prática, é o melhor método tanto para metas a longo prazo, como dobrar os lucros da empresa, ou para objetivos do dia a dia e dar conta de fazer o mercado em pouco tempo, por exemplo.

carton_king/iStock/Getty Images

Defina prioridades

Dado o primeiro passo, organize suas tarefas por prioridade. O que é mais importante: checar as atualizações das redes sociais ou finalizar aquele relatório? Listas nessa hora também ajudam, pois são uma guia para lembrar e cumprir com todas as demandas diárias. De acordo com Alberto Alvarães, um dos mais renomados Consultores em Gestão de Pessoas, deve-se saber diferenciar três elementos "totalmente diferentes entre si": urgência, importância e prioridade. "Urgência está ligado ao tempo, ao prazo de execução e de início da tarefa. Esta pode ser mais ou menos urgente, dependendo dos prazos que ela tem. Importância é o quanto aquela tarefa irá agregar para se atingir os nossos objetivos profissionais ou pessoais, dependendo da tarefa. A prioridade surge a partir da combinação de seu grau de urgência e importância", explica.

Reprodução obelsi.com

Ambiente ideal

Nem o mais produtivo dos seres é capaz de manter um bom ritmo diante de uma fome monumental ou exaustão física. Tão importante quanto as condições físicas e psicológicas da pessoa um ambiente adequado, gerenciando elementos como iluminação, ventilação, ruídos e cores, é pré-requisito essencial para aumentar a produtividade. O professor de psicologia da educação da Universidade Federal do Rio Grande do Sul, Fernando Becker, afirma que "ambientes inapropriados – escuros, frios ou barulhentos – causam desconfortos físicos, que geram estresse ao organismo humano e não favorecem o funcionamento do cérebro. Minimizam ainda o período de produtividade e antecipam o estado de fadiga".

michele piacquadio/iStock/Getty Images

Crie pressão

Ah, a pressão. Para muitos, não existe motivação maior para cumprir uma tarefa do que um prazo apertado – aquele relatório que levou semanas para ser concluído é finalizado em apenas alguns minutos justamente na hora de ser entregue ao chefe. No entanto, é mais saudável que a pressão venha de você mesmo. Desse modo, vale desde estabelecer um prazo fictício confortavelmente antes do real para terminar a tarefa, até dividi-la em pequenos afazeres com prazos mais curtos – um relatório semanal, por exemplo, pode ser escrito aos poucos diariamente.

Patrick Ryan/Digital Vision/Getty Images

Tenha reuniões eficientes

Mesmo que seja familiar, uma boa reunião, com pontos bem definidos, auxilia na execução posterior de demandas. Entretanto, não é raro uma reunião se alongar mais do que deve, perdida em detalhes que podem ser acertados depois, assuntos variados ou discussões improdutivas. O especialista em Atitude e Comportamento Organizacional, Rodrigo Cardoso, dá três orientações para uma reunião produtiva: ter uma pauta clara, de preferência escrita, com assuntos e tempo definidos; priorizar os assuntos por ordem de relevância; e registrar as pautas discutidas, terminando a reunião com metas a serem cumpridas, com prazos e responsáveis definidos.

serezniy/iStock/Getty Images

Organize-se

Mil coisas para fazer em um ínfimo dia? A palavra mágica para dar conta de todos os afazeres é organização. O consultor organizacional em gestão de empresas Ernesto Artur Berg propõe o que ele chama de "técnica da mortadela", basicamente "fatiar" a tarefa em pequenos pedaços. "Quem se propuser a comer uma mortadela de dois quilos de uma só vez é sério candidato a uma inesquecível indigestão. Mas, se ela for fatiada e consumida aos poucos, depois de alguns dias, não existirá mais nenhum pedaço dela. O mesmo se dá com tarefas trabalhosas e difíceis. Divida-as em porções menores e depois complete-as passo a passo", diz.

dreamerve/iStock/Getty Images

Evite o perfeccionismo

Há um ditado popular que sentencia: "o perfeito é inimigo do ótimo". Fazer um trabalho bem feito é uma coisa, mas evite ser perfeccionista demais. Pode ser desejável fazer um trabalho impecável, mas raramente é imprescindível. Geralmente, o perfeito custa tempo, dinheiro e esforço que não compensam o trabalho. Além disso, pessoas perfeccionistas que exigem dos outros seu padrão de qualidade raramente conseguem cultivar bons relacionamentos com os colegas ou pessoas próximas. O psiquiatra e consultor de empresas Paulo Gaudêncio afirma que o perfeccionista se dedica tanto a uma tarefa que acaba fazendo pouco. “O perfeccionista é improdutivo, quando não paralisante. Ainda que produza, produz muito pouco e chega ao fim do percurso exausto", declara ele, que classifica o perfeccionismo de "desajuste emocional".

franck camhi/iStock/Getty Images

Relógio biológico

De acordo com o consultor organizacional em gestão de empresas Ernesto Artur Berg, existem estudos que comprovam que todos temos um "relógio biológico" que regula o fluxo de energia ao longo do dia. Assim, nossa capacidade de raciocínio, criatividade e tônus muscular estão no auge entre 8 e 11 horas da manhã. Eles vão diminuindo ao longo do dia, chegando a menos de 20% à noite. Desse modo, o ideal é executar as atividades prioritárias no início do dia, e se dedicar às tarefas rotineiras pela tarde. Ah, não se esqueça que comidas pesadas e álcool diminuem mais ainda a produtividade após o almoço e causam sonolência.

Julius Kielaitis/Hemera/Getty Images

Seja positivo

Só sentencie que não consegue fazer algo depois de tentar. Elimine do seu vocabulário (e da mente) as expressões "não consigo" e "não é possível". Em vez de achar que não vai conseguir fazer aquele planejamento imenso a tempo da reunião na próxima semana, tente de verdade deixá-lo pronto, de todas as maneiras que puder. Só assim você vai saber realmente se consegue ou não algo. O contrário do negativismo é o otimismo em excesso, igualmente prejudicial. Caso perceba que realmente algo não pode ser feito de nenhuma forma, não desperdice tempo e empenho nessa tarefa. Procure adaptá-la a realidade.

Patrick Ryan/Photodisc/Getty Images

Relaxe

Como ainda não existem homens-máquinas, relaxar eventualmente é bom, necessário e até ajuda a se manter produtivo. Faça pausas durante o trabalho e aproveite os dias de folga para esquecer um pouco das tarefas. Relaxar é tão necessário que muitas empresas até adotaram a "sesta", aquele cochilo pós-almoço, no cronograma oficial. Um estudo da Universidade da Califórnia demonstrou que os empregados com transtornos do sono e excessiva sonolência durante o dia possuem baixa produtividade, menor rendimento e 70% menos chances de serem promovidos, em comparação com colegas que conseguem alcançar o sono adequado. Então, dê um tempo e descanse.