Seja claro

Step 1

Esclareça exatamente o que você deseja escrever ao reitor antes de colocar a caneta no papel ou os dedos no teclado. Faça uma lista com os pontos chave que você deseja abordar na carta.

Step 2

Use papel timbrado, se possível, e digite ou escreva a data no canto esquerdo superior da carta. Se você não tiver papel timbrado, escreva o seu endereço para resposta, número de telefone e endereço de e-mail no alto da página e depois escreva ou digite a data logo abaixo. Deixe dois espaços depois da data – tanto para papel timbrado quanto para papel sem timbre – e acrescente o endereço interno, que é o mesmo endereço que vai escrito no envelope.

Step 3

Comece com a saudação: o título e o último nome do reitor com uma vírgula. Por exemplo, escreva: “Caro Reitor João:”.

Step 4

Use o formato de bloco ou bloco modificado. Isso significa que todas as linhas precisam começar na margem esquerda e existe uma linha de espaço entre os parágrafos. Isso é considerado um formato adequado quando se compõe uma carta comercial.

Step 5

Apresente-se caso ainda não tenha conhecido o reitor pessoalmente. Comece com algo como: “Meu nome é Alice da Silva, sou ex-aluna da Universidade Estadual de São Paulo e estou interessada em me inscrever no programa de pós-graduação de sua instituição". Isso dará ao reitor uma indicação de quem você é e do que deseja.

Step 6

Explique exatamente o motivo de estar escrevendo para o reitor. Use frases como “Estou escrevendo para solicitar uma reunião para falar de meu reingresso na universidade”. Atenha-se à questão e mantenha o tom profissional. Educadores tendem a apenas passar os olhos nas cartas, e eles não querem precisar ler detalhes desnecessários.

Step 7

Lembre-se que quando você muda de ideia, muda de parágrafo. Escreva em um português de fácil compreensão. Não use palavras complicadas quando uma palavra simples serve, e evite frases longas que poderiam ser divididas em frases menores.

Step 8

Comece um novo parágrafo para a conclusão e indique qual ação você quer que seja tomada ou se é uma carta apenas para informação. Se quiser marcar uma reunião, pergunte quando seria o momento oportuno para fazer isso.

Step 9

Termine a carta com “Sinceramente” ou “Atenciosamente”. Uma carta ao reitor é uma mensagem formal, por isso frases como “até mais” e “nos falamos” não são aceitáveis. Deixe três ou quatro espaços para a assinatura.

Step 10

Pare de mexer na carta ao reitor por um dia ou mais, depois volte a ela e revise o tom e a ortografia ou erros de digitação. Verifique também sua lista original para ter certeza de que incluiu todos os pontos que queria levantar. Leia em voz alta e coloque-se no lugar do reitor ao ouvir o tom. Edite o que for necessário.