Step 1

Limpe sua mente. Lembre-se de que uma carta-resposta fornece uma plataforma para você apresentar os fatos pela sua percepção e não para que desabafe todas as suas emoções. Mantenha-se calmo antes de escrever para que você se represente de forma calma, profissional e articulada.

Step 2

Bote a data da carta de modo que qualquer um que analise seu arquivo tenha um uma referência temporal específica dos eventos mencionados.

Step 3

Envie a carta respeitosamente, usando o nome, sobrenome e título profissional do seu supervisor ou oficial de recursos humanos. Se você não tem certeza de a quem sua carta deve ser endereçada, escreva "a quem possa interessar".

Step 4

Comece resumindo o assunto em questão, incluindo a razão para a réplica. Por exemplo: "Em 05 de dezembro de 2011, o supervisor Jim Howard me entregou uma advertência intitulada 'Primeiro Aviso'. A carta se tratava de uma reprimenda porque eu havia perdido o prazo para apresentação de um relatório detalhando as aquisições da empresa para o mês de Novembro".

Step 5

Explique o seu lado da história, afirmando sua percepção dos fatos, evitando uma atitude defensiva, acusatória ou descarregando seus sentimentos. Não escreva frases como "Eu não consegui terminar meus relatórios a tempo porque o supervisor nos manteve em reuniões durante o dia todo e, quando saímos, o sistema caiu e eu não pude fazer login. Eu informei o Sr. Howard, mas ele me ignorou, como sempre". Em vez disso, use a réplica para explicar suas ações e mostrar a sua ética de trabalho. Escreva "Na data em questão, participei de uma reunião de equipe obrigatória pela maior parte do dia. Imediatamente após o encontro, eu tentei várias vezes fazer login no meu computador e enviar o relatório, mas o sistema estava fora do ar. Eu expliquei o dilema para o Sr. Howard e fui para casa. Na manhã seguinte, cheguei cedo e enviei o relatório às nove horas da manhã. Além dessa exceção, eu nunca descumpri um prazo".