Como alocar as despesas de um negócio

Escrito por jean miller | Traduzido por letícia oliveira
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Como alocar as despesas de um negócio
Para alocar recibos de despesas, deve-se estabelecer códigos de contábeis e mantê-los organizados (business accounts blank image by Nicemonkey from Fotolia.com)

Para o gerenciamento de um negócio ser bem sucedido, é necessário que cada despesa seja alocada de acordo com sua respectiva função. Alocação de despesas significa monitoração atenta tanto dos recibos delas quanto dos custos com mão-de-obra. Isso garantirá clareza sobre a situação financeira e também ajudará o negócio a permanecer organizado. Os passos a seguir descrevem uma maneira simples de alocar recibos de despesa em sua empresa.

Nível de dificuldade:
Moderadamente fácil

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Instruções

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    Crie uma lista dos serviços de suporte, projetos e programas atualmente existentes dentro da organização ou empresa. Dessas categorias gerais, subcategorias precisam ser estabelecidas para rastreamento de custos com mão-de-obra individuais e recibos de despesas.

    Serviços de suporte, por exemplo, podem incluir áreas múltiplas como recepção, gerência, administração e contabilidade. Embora "serviços de suporte" seja a categoria geral, cada função pode ser dividida em subcategorias para rastreamento preciso dos recibos. Para ilustrar, podemos tomar como exemplo tarefas da recepção como separação da correspondência e atendimento telefônico, que podem ser agrupadas sob o título "Administrativo". A folha de pagamento e escrituração, por outro lado, podem ser simplesmente classificadas como "Contabilidade". A quantidade de detalhes que constar para cada categoria e subcategoria provavelmente refletirá de que maneira as tarefas são designadas.

    Os serviços que acontecem dentro da empresa, como reforma ou limpeza, precisam ser mantidos separadamente e classificados de acordo. Um trabalho de escavação feito por José da Silva, por exemplo, deve ser alocado sob o nome "José da Silva", para diferenciá-lo de outros projetos existentes. Todos os recibos de despesas para esse trabalho de escavação poderão, então, ser mantidos separados de recibos de outro serviço. Isso é fundamental para calcular a receita de cada projeto e também manter registros contábeis precisos.

    As empresas envolvidas em programas sociais devem desenvolver o mesmo tipo de sistema com seus projetos. Isso vale sobretudo para as organizações sem fins lucrativos ou que atendem a interesses da comunidade, que tendem a ter envolvimento com caridade e arrecadação de fundos. Por exemplo, as despesas provenientes de um projeto de ajuda aos sem-teto devem ser apropriadamente classificadas e mantidas separadas de despesas de um projeto de arrecadação de fundos para estudantes de ensino médio.

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    Defina as despesas adicionais que normalmente a empresa tem, como propaganda, contas a pagar, assinaturas de publicações e seguro. É importante considerar todas as despesas para que todos os recibos ou faturas possam ser alocadas apropriadamente.

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    Designe um código contábil para cada serviço, projeto, programa ou despesa. Os códigos devem ser fáceis de serem inseridos no sistema de contabilidade. Uma sugestão é designar os códigos em uma sequência lógica e seguir padrões apropriados para a empresa. O site NetMBA (em inglês) oferece uma lista simples de fluxogramas padrão de contas, incluindo uma dedicada a despesas corriqueiras.

    Saber os códigos contábeis e usá-los para classificar despesas e custos de mão-de-obra é uma maneira viável para a empresa diferenciar seus custos. Se não houver a execução correta desses códigos para a classificação de cada fatura e recibo, a empresa pode não ser capaz de monitorar suas despesas com precisão.

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    Desenvolva um procedimento claro para os funcionários seguirem quando forem alocar despesas e custos com mão-de-obra. Um manual de contabilidade pode ser o ideal, pois orientará os funcionários sobre como registrar o tempo dedicado a cada projeto ou programa. Uma lista com todos os códigos contábeis também deve ser providenciada aos funcionários, para que saibam como categorizar adequadamente seus recibos de despesas. Quando os contadores da empresa receberem recibos e folhas de registro de horas gastas em projetos, eles poderão inserir os códigos corretos para todas as despesas. Para a inserção desses dados, é necessário um programa de contabilidade para computador ou um método manual de escrituração.

    Ao desenvolver procedimentos contábeis, tenha em mente que os telefonemas de longa distância também devem ser monitorados de acordo com o projeto ou programa correspondentes. Outra consideração é a respeito das tabelas onde os funcionários relacionam quanto tempo foi dispensado especificamente para cada projeto, programa ou serviços de suporte. Essas tabelas devem ter um espaço designado para registro dos códigos contábeis. Recibos de material de papelaria, selos postais e outros também devem ser associados a um serviço de suporte, projeto ou programa, sempre que possível.

Dicas & Advertências

  • Monitore os orçamentos da empresa através de relatórios financeiros que detalhem as despesas possíveis de serem alocadas em cada código contábil.

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