Como auditar os fornecedores

Escrito por rose johnson | Traduzido por daniel tamayo
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Como auditar os fornecedores
Auditar fornecedores ajuda a encontrar erros em faturas (Comstock/Comstock/Getty Images)

Fornecedores de qualidade são uma parte fundamental de uma organização por que eles proveem bens e serviços que você irá usar para servir seus clientes. As práticas de negócios de seus fornecedores tem um impacto direto em sua organização. Se você tiver um fornecedor que não entrega no prazo, isso afeta diretamente sua receita. Auditar um fornecedor é uma parte necessária do sistema de gestão de qualidade. Você pode decidir auditar um novo fornecedor, pois está considerando utilizar seus serviços, ou talvez você decida auditar um fornecedor atual por conta de um incidente passado.

Nível de dificuldade:
Moderado

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Instruções

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    Contate seu fornecedor para agendar um tempo para conduzir a auditoria. Preste atenção para a resposta de seu fornecedor, especialmente se foi ou não receptiva à auditoria. Considere o tempo disponível de seu fornecedor e tente agendar uma auditoria que irá beneficiar ambas as partes.

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    Desenvolva seu plano de auditoria e reveja o histórico de qualidade do seu fornecedor. Seu plano de auditoria é determinado por suas razões de realizar o processo. Por exemplo: se você teve caso de problemas com os produtos desse fornecedor, você deve despender mais tempo na auditoria da área de produção.

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    Chegue na empresa do fornecedor pontualmente. É importante ter em consideração o tempo do seu fornecedor. Se for possível, evite remarcar a auditoria, pois isso parecerá falta de profissionalismo de sua organização.

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    Preste atenção ao estacionamento, a área de lixeiras e ao escritório principal e veja se estão limpos e organizados. Note se você é recebido de maneira profissional e cordial. Todas essas coisas são reflexos dos princípios da gestão do fornecedor.

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    Faça um tour pelas dependências. Procure por falhas em equipamentos ou problemas de seguranças. Pergunte quantos trabalhadores temporários e permanentes trabalham na empresa. Audite as políticas de carga e descarga, observe os processos de produção e montagem. Documente a atitude do gerente durante sua visita e ao efetuar a auditoria.

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    Olhe para as faturas existes e contratos de preço, para garantir que o fornecedor está lhe cobrando corretamente. Procure por discrepâncias na precificação, tais como taxas não especificadas e mudanças de preços antes do prazo combinado. Colabore com seu departamento de contabilidade para procurar qualquer inconsistência nas faturas do fornecedor, incluindo taxas variadas inexplicadas e multas de transporte e envio imprecisas.

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    Verifique os termos de negócio de um novo fornecedor. Depois de alguns meses utilizando um novo fornecedor, você deve rever uma amostra das faturas linha por linha e os contratos, para ver se os termos estão de acordo. Se você encontrar alguma discrepância provando que você foi sobretaxado, você deve contatar o fornecedor e requisitar um reembolso.

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    Tome notas das coisas que você observa. Isso irá ajudá-lo quando você precisar escrever sua avaliação e apresentá-la à gerência. Adicione tantos detalhes quanto for possível, para que você esteja apto a falar efetivamente sobre qualquer problema.

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    Escreva sua avaliação. Inclua em sua avaliação qualquer recomendação e comprove com evidências. Por exemplo: se você recomendar novos equipamentos, documente o equipamento que você percebeu ter problemas em sua auditoria. Entregue ao fornecedor sua avaliação e discuta qualquer preocupação dele.

Dicas & Advertências

  • Tente fazer o fornecedor ficar o mais confortável possível.
  • Nunca surpreenda o fornecedor com uma visita para auditoria. Isso não trará bons resultados.

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