Checklist de planejamento de manutenção

Escrito por kay balbi | Traduzido por elia regina previato
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Checklist de planejamento de manutenção
As máquinas essenciais que necessitam de reparos podem causar dores de cabeça no setor operacional de qualquer empresa (machine image by Pali A from Fotolia.com)

Uma lista de verificação de planejamento ajuda a equipe da manutenção da loja a planejar eficazmente as tarefas de manutenção de emergência. A equipe deve estabelecer um sistema de apoio à lista que inclua a criação de um banco de dados para armazenar informações básicas, elaborando um formulário de reclamações e uma ordem de serviço ou uma lista de verificação de planejamento de manutenção. Esse processo irá reduzir a frustração dos empregados ao fornecer ao técnico as informações corretas.

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Mantenha documentos dos maquinários

Registre cada máquina com seu nome e quaisquer apelidos. Os funcionários podem se referir a elas usando diversos nomes, ao passo que o fabricante o fará de maneira estrita, por exemplo, um guindaste de pórtico. Ao registrar todos os nomes, você pode procurar a máquina por qualquer nome que o empregado utilizar.

Também inclua o tipo de máquina, número de série e de modelo e localização na planta em um banco de dados. Por exemplo, em uma loja de consertos de uma companhia aérea, você pode ter 300 máquinas diferentes que precisam de manutenção e estão próximas umas das outras. Você pode precisar criar uma forma sistemática para classificar as localizações dentro de sua loja, como a rotulagem das colunas ou dos corredores. Isso vai ajudar a reduzir a necessidade de seus mecânicos procurarem a esmo pelas máquinas com problema.

Criar um mapa localizador

Crie um mapa dos locais rotulados e poste-o na área de manutenção para que os técnicos verifiquem antes de procurar pela máquina.

Mantenha uma biblioteca para os mecânicos

A maioria das máquinas vem com um manual de instruções que inclui informações sobre manutenção, peças de revisão necessárias, a frequência de reparos e conselhos de resolução de problemas. Quando uma nova máquina chega, documente sua frequência de manutenção sugerida e quais partes são necessárias no banco de dados. Armazene os manuais juntos em uma biblioteca de manutenção de fácil acesso, devidamente rotulados. Lembre-se de remover as peças do inventário e o manual de manutenção da biblioteca ao mesmo tempo em que equipamentos antigos são retirados.

Tíquete de reclamações de manutenção

Crie um modelo ou formulário no Word para solicitação de tíquetes de manutenção que inclua nome da máquina, localização, problema, tempo de avaria, peças danificadas, prioridade, outros comentários, informações de contato da pessoa que apresentou a reclamação, a data e o tempo necessários para o reparo ou conclusão da manutenção. Salve o formulário ou modelo em um local de arquivos compartilhados para que os funcionários possam acessá-lo facilmente.

Incentive os funcionários a enviar e-mail com os tíquetes de manutenção para o supervisor ou faça com que os funcionários imprimam as requisições e as deixem em um local específico na área de manutenção. Analise regularmente as reclamações recebidas e agende os reparos.

Geração da ordem de serviço

Ao fornecer a ordem de serviço, o gerente deve instruir o técnico a respeito das peças e ferramentas a trazer, junto com informações sobre quaisquer questões anteriores a respeito da máquina ou suas partes. Esses comentários podem ajudar o técnico a resolver rapidamente os problemas.

Peças usadas com frequência devem ser mantidas em estoque e solicitadas rotineiramente para minimizar os atrasos.

Partes que são difíceis de obter, tais como peças fora de produção, podem ser reutilizadas depois de reparadas. Partes que podem ser facilmente reconstituídas devem ser anotadas no interior do ficheiro de dados de peças. As observações devem indicar quais peças guardar e enviá-las para a loja de máquinas ou a um vendedor externo para retrabalhar de modo que possam ser devolvidas ao estoque.

Entenda a diferença entre máquinas essenciais e não essenciais. Uma máquina essencial pode parar a produção de um turno ou mais, enquanto que uma máquina não essencial pode ser usada apenas por um dia do mês ou menos. Rotule as máquinas essenciais com um sistema de classificação, tais como A-B-C, sendo A essenciais e C não essenciais. Esse sistema vai ajudar na definição de prioridades.

Se as máquinas precisam ser bloqueadas e a energia desligada no interruptor principal, o protocolo deve ser estabelecido antes que o equipamento fique online novamente para garantir a segurança. Normalmente, é necessária a presença de um supervisor e, em alguns casos, os bombeiros e o pessoal da segurança também.

Indique à equipe como os tíquetes são encerrados. Registre o histórico da ordem de serviço no banco de dados depois que o trabalho for concluído. Inclua as informações fornecidas pelo técnico, tais como peças usadas, outros problemas encontrados, ferramentas especiais necessárias, recomendações para mudanças nos ciclos de manutenção e quem completou o reparo.

Estabeleça prioridades e boa comunicação

O gerente do departamento de manutenção deve pegar cada tíquete de reclamação e respondê-lo com base em prioridades. É importante reparar máquinas essenciais e realizar a manutenção regular em outras máquinas para que elas não quebrem.

Em algumas empresas, os trabalhadores de escritório são responsáveis ​​por interagir diretamente com os empreiteiros que fornecem máquinas, tais como computadores, faxes e fotocopiadoras. Em outras empresas, você pode chamar um serviço de assistência que faz a interface entre os fornecedores de equipamentos de escritório e os funcionários. O processo descrito aqui pode ser usado para equipamentos comerciais, bem como para máquinas.

As empresas que têm uma frota de veículos podem ter uma equipe de manutenção separada ou podem terceirizar suas tarefas de manutenção dos veículos. Elas também devem manter um registro de reclamações e um cronograma para reparos.

Os supervisores de manutenção devem trabalhar em estreita colaboração com outros funcionários do setor operacional para determinar prioridades. Naturalmente, cada departamento vai pensar que suas máquinas têm precedência. É importante registrar, classificar e avaliar as máquinas essenciais, assim, os erros na atribuição de prioridades não impactarão negativamente nas operações.

Para decidir as prioridades, discuta os custos necessários para a prorrogação com a gerência. Compare os custos extras de um ou dois mecânicos para multiplicar os trabalhadores que estão ociosos por causa de uma máquina quebrada. Tome decisões lógicas com base em custos e exigências dos clientes, bem como a disponibilidade de peças e capacidade do técnico.

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