As competências necessárias de um assistente administrativo

Escrito por s. herlihy | Traduzido por diego morais
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As competências necessárias de um assistente administrativo
Assistentes administrativos (BananaStock/BananaStock/Getty Images)

Assistentes administrativos geralmente trabalham para garantir que um escritório funcione da melhor forma. A maioria das empresas prefere assistentes administrativos com ao menos o ensino médio completo, dois ou mais anos na faculdade e experiência trabalhando em um escritório. Eles podem ajudar alguém especificamente ou dar assistência para toda a equipe. Um assistente administrativo deve ter muitas habilidades e competências para desempenhar sua função efetivamente.

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Habilidades interpessoais

Um assistente administrativo pode se reportar a mais de uma pessoa. Além disso, cada supervisor pode ter metas e objetivos distintos para ele. Sendo assim, deverá ser capaz de trabalhar com todos os supervisores, para se certificar de que todas as tarefas ou missões desejadas e/ou solicitadas sejam atendidas. Como parte de suas obrigações, um assistente administrativo (se certificando de que o escritório esteja operando eficazmente) deve ajudar seus colegas de trabalho, cooperando e trabalhando em equipe.

As competências necessárias de um assistente administrativo
Habilidades (Jupiterimages/Pixland/Getty Images)

Habilidades de gestão de tempo

Os assistentes administrativos devem ser capazes de priorizar o tempo no trabalho. Em um único dia, devem realizar uma longa lista de tarefas e garantirem que cada uma seja finalizada dentro do prazo previsto.

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Gestão do tempo (Jupiterimages/Comstock/Getty Images)

Conhecimento dos materiais de escritório

Conhecimentos sobre os equipamentos e os materiais de trabalho, como, por exemplo, máquinas de fax, é vital para qualquer assistente administrativo. Ele deve saber como operar o sistema telefônico com múltiplas linhas e/ou ramais. Além disso, deve saber como funciona a máquina copiadora e até mesmo como consertá-la, quando necessário.

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Copiadora (Photodisc/Photodisc/Getty Images)

Habilidades computacionais

A maioria dos escritórios possui como base funcionalidades em sistemas de computadores. Portanto, um assistente administrativo deve ter a capacidade de compreender como os computadores operam. Além disso, ele precisará saber enviar e-mails, fazer pesquisas na internet, ser capaz de criar planilhas, digitalizar documentos e até mesmo ensinar funcionalidades básicas dos computadores a outros colegas de trabalho.

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Computador (BananaStock/BananaStock/Getty Images)

Habilidades de escrita

Muitos assistentes administrativos ajudam o supervisor a escrever documentos. Por exemplo, um supervisor pode ditar um documento e pedir que o assistente revise os possíveis erros de digitação ou as questões gramaticais. Desse modo, um assistente administrativo precisa saber como produzir cartas comerciais. Ele pode precisar se corresponder com um vendedor, para garantir que todos os itens sejam entregues no prazo e corretamente conforme especificações.

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Digitação (BananaStock/BananaStock/Getty Images)

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