Como conduzir reuniões entre gerentes de alta hierarquia e funcionários

Escrito por rose johnson | Traduzido por luiz rodrigues
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Como conduzir reuniões entre gerentes de alta hierarquia e funcionários
A gerência não deve discutir problemas com os funcionários sem a participação de seus supervisores (Comstock Images/Comstock/Getty Images)

Reuniões entre a alta gerência e equipes são uma oportunidade para a alta hierarquia conhecer seu empregado sem a interferência do supervisor direto do funcionário. Estes tipos de reuniões oferecem muitos benefícios. Os gerentes conseguem ver como os funcionários estão adaptando-se em seus departamentos e na organização como um todo. A exclusão de supervisores diretos permite que a gerência faça observações imparciais sobre os funcionários. Os gerentes devem preparar um conjunto de perguntas para fazer aos funcionários e tomar nota das respostas. Dependendo de como foi a reunião, os gerentes podem fazer sugestões aos funcionários para melhorar o processo produtivo e abordar qualquer tipo de problemas.

Nível de dificuldade:
Moderado

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Instruções

  1. 1

    Planeje sua reunião. Decida quanto tempo vai durar o encontro e quais perguntas você pretende fazer. Escolha data e hora para sua reunião. Se a sua organização for grande, você pode ter mais dificuldade para agendar as reuniões.

  2. 2

    Envie convites a todos os funcionários que você pretende chamar. Envie uma cópia do e-mail para cada funcionário, solicitando que confirmem a presença. Você também deve enviar um e-mail ao supervisor da equipe informando-o sobre a reunião.

  3. 3

    Conduza a reunião. Nos encontros, determine quais são os objetivos das equipes, os possíveis problemas profissionais e seus interesses fora da empresa. O objetivo da reunião é perceber o quanto os funcionários se encaixam em seus times e entender seus deveres do dia a dia. Você também deve gravar os encontros em áudio ou vídeo, para que depois possa analisar as informações.

  4. 4

    No final das reuniões, dê aos funcionários um formulário de feedback anônimo. Eles podem sentir-se intimidados em reuniões com a alta gerência. A criação de um formulário de feedback anônimo irá construir uma confiança entre a alta gerência e os empregados, fazendo com que os funcionários saibam que a opinião deles tem valor.

  5. 5

    Envie um e-mail de agradecimento a todos os funcionários que você conheceu. Inclua no e-mail uma breve nota com suas percepções sobre a reunião. Informe-os que em breve você entrará em contato para discutir detalhadamente as ideias surgidas nas reuniões e para oferecer sugestões e mudanças.

  6. 6

    Revise as informações coletadas durante os encontros. Ouça as reuniões gravadas e reúna informações importantes. Analise estas informações para identificar melhorias a realizar e críticas construtivas a fazer aos funcionários.

  7. 7

    Crie um plano de ação com base nas observações que você fez durante as reuniões e nas informações coletadas através do formulário de feedback. Aperfeiçoar as políticas é fazer ajustes em em áreas da organização que precisam de melhorias. Faça um acompanhamento com os funcionários após o plano de ação ser implementado para ver se as melhorias foram executadas.

Dicas & Advertências

  • Planeje cuidadosamente suas perguntas, buscando informações sobre os empregados e suas obrigações no trabalho. Passar algum tempo preparando perguntas resultará em respostas com várias ideias por parte dos funcionários que você possa analisar depois.
  • Não discuta problemas com os empregados se você não tiver intenções de corrigi-los ou melhorá-los. Isto apenas criará desconfiança.

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