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Como conduzir reuniões entre gerentes de alta hierarquia e funcionários

Atualizado em 22 novembro, 2016

Reuniões entre a alta gerência e equipes são uma oportunidade para a alta hierarquia conhecer seu empregado sem a interferência do supervisor direto do funcionário. Estes tipos de reuniões oferecem muitos benefícios. Os gerentes conseguem ver como os funcionários estão adaptando-se em seus departamentos e na organização como um todo. A exclusão de supervisores diretos permite que a gerência faça observações imparciais sobre os funcionários. Os gerentes devem preparar um conjunto de perguntas para fazer aos funcionários e tomar nota das respostas. Dependendo de como foi a reunião, os gerentes podem fazer sugestões aos funcionários para melhorar o processo produtivo e abordar qualquer tipo de problemas.

Instruções

A gerência não deve discutir problemas com os funcionários sem a participação de seus supervisores (Comstock Images/Comstock/Getty Images)
  1. Planeje sua reunião. Decida quanto tempo vai durar o encontro e quais perguntas você pretende fazer. Escolha data e hora para sua reunião. Se a sua organização for grande, você pode ter mais dificuldade para agendar as reuniões.

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  2. Envie convites a todos os funcionários que você pretende chamar. Envie uma cópia do e-mail para cada funcionário, solicitando que confirmem a presença. Você também deve enviar um e-mail ao supervisor da equipe informando-o sobre a reunião.

  3. Conduza a reunião. Nos encontros, determine quais são os objetivos das equipes, os possíveis problemas profissionais e seus interesses fora da empresa. O objetivo da reunião é perceber o quanto os funcionários se encaixam em seus times e entender seus deveres do dia a dia. Você também deve gravar os encontros em áudio ou vídeo, para que depois possa analisar as informações.

  4. No final das reuniões, dê aos funcionários um formulário de feedback anônimo. Eles podem sentir-se intimidados em reuniões com a alta gerência. A criação de um formulário de feedback anônimo irá construir uma confiança entre a alta gerência e os empregados, fazendo com que os funcionários saibam que a opinião deles tem valor.

  5. Envie um e-mail de agradecimento a todos os funcionários que você conheceu. Inclua no e-mail uma breve nota com suas percepções sobre a reunião. Informe-os que em breve você entrará em contato para discutir detalhadamente as ideias surgidas nas reuniões e para oferecer sugestões e mudanças.

  6. Revise as informações coletadas durante os encontros. Ouça as reuniões gravadas e reúna informações importantes. Analise estas informações para identificar melhorias a realizar e críticas construtivas a fazer aos funcionários.

  7. Crie um plano de ação com base nas observações que você fez durante as reuniões e nas informações coletadas através do formulário de feedback. Aperfeiçoar as políticas é fazer ajustes em em áreas da organização que precisam de melhorias. Faça um acompanhamento com os funcionários após o plano de ação ser implementado para ver se as melhorias foram executadas.

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Dicas

  • Planeje cuidadosamente suas perguntas, buscando informações sobre os empregados e suas obrigações no trabalho. Passar algum tempo preparando perguntas resultará em respostas com várias ideias por parte dos funcionários que você possa analisar depois.

Aviso

  • Não discuta problemas com os empregados se você não tiver intenções de corrigi-los ou melhorá-los. Isto apenas criará desconfiança.

Referências

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