A descrição do trabalho de um assistente executivo do CEO

Escrito por lisa hall | Traduzido por bruno daza
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A descrição do trabalho de um assistente executivo do CEO
CEOs confiam em seus assistentes executivos para organizar todos os aspectos da vida de seus negócios (Woman on the phone image by PD-Images.com from Fotolia.com)

Um assistente executivo do executivo-chefe (CEO) fornece apoio administrativo confidencial e de alto nível para o CEO. As funções podem ser administrativas e baseadas em projeto e incluírem agendamento de viagens, organização de reuniões, manuseio de pedidos de informação, elaboração de relatórios e correspondência e contato com membros da diretoria. Nessa posição, muitas vezes o profissional trata de informações confidenciais, por isso, o cargo exige diplomacia e discrição.

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Gerenciar os compromissos do CEO

Os CEO's têm agendas muito ocupadas e um grande volume de trabalho. Por isso, é de responsabilidade do assistente executivo gerenciar esses itens e garantir que ele esteja adequadamente preparado para as reuniões. Antes delas, o assistente executivo pode preparar a pauta da reunião e fornecer informações de referência necessárias para o CEO. Também fica sob sua responsabilidade colocar o CEO a par da programação diária para que ele chegue a tempo e saiba onde deve estar.

Organizar viagens

Os CEO's tendem a viajar com frequência, e, muitas vezes, é de responsabilidade do assistente executivo organizar essas viagens e a logística, o que pode incluir reserva de voos, aluguel de carros e acomodações de hotel. Ele também é responsável por organizar as reuniões, oferecer informações básicas e concluir os relatórios de despesas para reembolso após a viagem.

Estabelecer ligação com os membros do conselho

Os assistentes executivos também podem interagir com o conselho administrativo. As funções podem incluir agendar reuniões do conselho, lidar com a logística das reuniões de diretoria, enviar materiais para revisão antes das reuniões, tomar e distribuir de notas e esclarecer as dúvidas gerais dos membros do conselho.

Tarefas administrativas gerais e de escritório

O assistente executivo também executa tarefas administrativas gerais e de escritório, como atender telefones, enviar fax e correspondência, arquivar e fazer fotocópias. Ele também pode ser necessário para organizar a logística para os visitantes, coordenar as conferência por telefone, transcrever notas e escrever correspondências.

Qualificações e competências

Muitas vezes, prefere-se o grau de bacharel, mas um grau de associado pode ser aceitável com experiência de trabalho suficiente anterior. As entidades empregadoras tendem a buscar de três a cinco anos de experiência de apoio a gerentes seniores, conhecimentos avançados de informática e capacidade de digitar 60 palavras por minuto, noções de gerenciamento e de como lidar com informações confidenciais e ser multitarefas. Atributos pessoais, como discrição, um alto nível de profissionalismo, muita atenção aos detalhes, organização e habilidades de comunicação escrita e verbal também são procurados.

Ambiente de trabalho e salário

Assistentes executivos muitas vezes trabalham em um ambiente de escritório em ritmo acelerado e podem precisar trabalhar horas extras e fins de semana quando necessário, além de acompanhar o CEO em viagens. O salário varia muito de empresa para empresa, mas a média observada é de, aproximadamente, R$ 6.000.

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