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A descrição do trabalho de um assistente executivo do CEO

Atualizado em 21 fevereiro, 2017

Um assistente executivo do executivo-chefe (CEO) fornece apoio administrativo confidencial e de alto nível para o CEO. As funções podem ser administrativas e baseadas em projeto e incluírem agendamento de viagens, organização de reuniões, manuseio de pedidos de informação, elaboração de relatórios e correspondência e contato com membros da diretoria. Nessa posição, muitas vezes o profissional trata de informações confidenciais, por isso, o cargo exige diplomacia e discrição.

CEOs confiam em seus assistentes executivos para organizar todos os aspectos da vida de seus negócios (Woman on the phone image by PD-Images.com from Fotolia.com)

Gerenciar os compromissos do CEO

Os CEO's têm agendas muito ocupadas e um grande volume de trabalho. Por isso, é de responsabilidade do assistente executivo gerenciar esses itens e garantir que ele esteja adequadamente preparado para as reuniões. Antes delas, o assistente executivo pode preparar a pauta da reunião e fornecer informações de referência necessárias para o CEO. Também fica sob sua responsabilidade colocar o CEO a par da programação diária para que ele chegue a tempo e saiba onde deve estar.

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Organizar viagens

Os CEO's tendem a viajar com frequência, e, muitas vezes, é de responsabilidade do assistente executivo organizar essas viagens e a logística, o que pode incluir reserva de voos, aluguel de carros e acomodações de hotel. Ele também é responsável por organizar as reuniões, oferecer informações básicas e concluir os relatórios de despesas para reembolso após a viagem.

Estabelecer ligação com os membros do conselho

Os assistentes executivos também podem interagir com o conselho administrativo. As funções podem incluir agendar reuniões do conselho, lidar com a logística das reuniões de diretoria, enviar materiais para revisão antes das reuniões, tomar e distribuir de notas e esclarecer as dúvidas gerais dos membros do conselho.

Tarefas administrativas gerais e de escritório

O assistente executivo também executa tarefas administrativas gerais e de escritório, como atender telefones, enviar fax e correspondência, arquivar e fazer fotocópias. Ele também pode ser necessário para organizar a logística para os visitantes, coordenar as conferência por telefone, transcrever notas e escrever correspondências.

Qualificações e competências

Muitas vezes, prefere-se o grau de bacharel, mas um grau de associado pode ser aceitável com experiência de trabalho suficiente anterior. As entidades empregadoras tendem a buscar de três a cinco anos de experiência de apoio a gerentes seniores, conhecimentos avançados de informática e capacidade de digitar 60 palavras por minuto, noções de gerenciamento e de como lidar com informações confidenciais e ser multitarefas. Atributos pessoais, como discrição, um alto nível de profissionalismo, muita atenção aos detalhes, organização e habilidades de comunicação escrita e verbal também são procurados.

Ambiente de trabalho e salário

Assistentes executivos muitas vezes trabalham em um ambiente de escritório em ritmo acelerado e podem precisar trabalhar horas extras e fins de semana quando necessário, além de acompanhar o CEO em viagens. O salário varia muito de empresa para empresa, mas a média observada é de, aproximadamente, R$ 6.000.

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Referências

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