Como medir a acuracidade do inventário

Escrito por ron price Google | Traduzido por fabiana silva
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Como medir a acuracidade do inventário
É muito importante manter a exatidão dos registros do inventário (Polka Dot Images/Polka Dot/Getty Images)

Para saber se seus registros são precisos, é necessário definir a exatidão do inventário usando um cálculo relativamente simples. O cálculo IA (Inventory Accuracy, Acuracidade de Inventário) cria uma relação entre o número de registros verificados e o número de registros nos quais os erros foram encontrados. É importante verificar com frequência a exatidão do inventário. A precisão dos registros está diretamente relacionada com a precisão dos registros financeiros. Ferramentas como o processo de IA podem ajudar a eliminar os erros no inventário.

Nível de dificuldade:
Moderado

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Instruções

    Implementação da acuracidade de inventário

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    Classifique os itens do inventário utilizando o método de classificação ABC. Os itens Classe A normalmente são os de maior valor ou críticos para o processo do negócio ou da produção. Os Classe B são os de valor médio ou aqueles com tempos de suprimento relativamente mais longos. Os itens Classe C geralmente são comprados e distribuídos em grandes quantidades ou por peso. Há também a classe D para itens de consumo, mas em geral eles não são contabilizados no inventário.

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    Estabeleça um processo para conferir os estoques contábeis. Juntamente com as ações descritas na etapa três, você deve definir o processo que será utilizado para realizar a contagem completa do inventário, que é o estoque físico com o qual você trabalha ao final ou início de um período contábil como um ano ou um trimestre.

    A contagem completa do inventário é um processo no qual cada item em estoque é contado ou pesado para estabelecer uma linha de base não só para quantificar, mas também para avaliar seu inventário. Depois que cada item for contado, os de Classe A, juntamente com uma amostragem dos de Classe B e C, devem ser contados novamente para conferir os números. Se houver muitos erros na recontagem (em comparação com a primeira contagem), todos os itens de Classe A e B devem ser contados novamente.

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    Faça contagens cíclicas regulares diariamente, semanalmente ou mensalmente. Para isso, faça a contagem de uma amostra dos itens de estoque e use o cálculo resultante para verificar a exatidão dos registros de inventário. A amostra calculada em cada contagem cíclica deve incluir um número proporcional dos itens das Classes A, B e possivelmente C. Por exemplo, se você planeja realizar uma contagem cíclica mensal, de cada 12 itens você sempre deve contar um da Classe A e B e, talvez, um em 20 dos itens da Classe C. Os mais valiosos ou críticos devem ser contados com mais frequência do que os de menor valor ou importância.

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    Verifique os registros de inventário comparando-os com a contagem cíclica. Informe ao gerente de inventário ou de contabilidade, ou a ambos, as divergências encontradas entre a contagem cíclica e os registros de inventário, especialmente se elas ocorrerem em um item de Classe A ou B.

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    Calcule a proporção de IA. Divida o número dos registros com erros de quantidade pelo número de itens contados. A fórmula é a seguinte:

    Proporção da Acuracidade de Inventário = Registros com erros / Número de itens contados.

    Caso não haja nenhum registro com erro, não será necessário calcular a proporção de IA, pois a precisão dos itens contados é perfeita. Para qualquer outra quantidade de erros, calcule a proporção da IA e faça um acompanhamento desses erros em um gráfico de linha para criar um índice de erros que represente os processos que podem estar gerando os erros ou que comprove o sucesso, ou não, dos procedimentos de controle de estoque.

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    Registre as alterações realizadas no inventário e nos registros contábeis. Atualize os registros de inventário e os de avaliação de todos os itens com divergências na contagem, registrando a data da alteração.

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    Reveja os procedimentos de controle dos itens alterados. Se a contagem cíclica mostrar de modo contínuo erros nos itens mais caros ou críticos, analise criticamente e veja se é possível implementar eventuais melhorias nos procedimentos para esses itens. Essa análise deve incluir os procedimentos de distribuição, de vendas ou de transporte dos itens do inventário.

Dicas & Advertências

  • Os métodos para a acuracidade de inventário devem corresponder aos requisitos do negócio ou da organização, bem como ao valor dos itens que estão sendo verificados.
  • Não conferir a contagem e a avaliação do inventário periodicamente ao longo do período contábil pode resultar em grandes surpresas no final desse período, na falta de itens críticos e na perda de vendas.

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