Procedimentos de controle interno para envio e recebimento em armazém

Escrito por kathy adams mcintosh | Traduzido por fabiana silva
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Procedimentos de controle interno para envio e recebimento em armazém
Armazéns abrigam o ativo físico das empresas (Jupiterimages/Comstock/Getty Images)

Para muitas empresas, o inventário representa o maior ativo físico que ela possui. Empresas armazenam inventários em armazéns, até que seja necessário utilizá-los na produção ou entregá-los a um cliente. Os funcionários do armazém lidam com o processo de recebimento, quando os fornecedores entregam o inventário. Eles também cuidam das ordens de envio finalizadas para os clientes. Os armazéns contam com controles internos, para garantir que o inventário seja registrado corretamente e mantido em segurança.

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Numeração sequencial

Os procedimentos de controle interno incluem utilizar a numeração sequencial para toda a documentação de entrada, documentos de transporte e documentação de transferência de armazém. Esse sistema requer que cada tipo de documento tenha um sistema de numeração e que cada formulário seja numerado em ordem. Isso permite que o armazém compute cada formulário independente do número do formulário. Se a documentação contiver alguma página faltando, o pessoal do armazém poderá identificá-la com base nos números que faltam.

Câmeras de vídeo

Os procedimentos de controle interno também envolvem instalar câmeras de vídeo em todo o armazém. Esses sistemas monitoram todas as atividades que ocorrem e toda a movimentação de inventário. Caso a empresa esteja sofrendo episódios de furto, as gravações de vídeo poderão exibir as imagens de transferências não autorizadas de inventário e servirão de provas do evento real.

Segregação de tarefas

Os procedimentos de controle interno no armazém também incorporam a divisão de responsabilidades. Toda atividade que ocorre no armazém requer vários funcionários para concluir cada etapa. Por exemplo, quando o inventário é recebido, um funcionário documenta as quantidades e os produtos recebidos, enquanto outro registra essa informação no computador. Talvez seja necessário um terceiro funcionário, para comparar esses números com a nota fiscal emitida pelo fornecedor.

Auditoria do inventário físico

A auditoria de inventário físico representa um procedimento de controle interno realizado pelo menos uma vez por ano. A equipe do armazém conta fisicamente cada item do inventário e cria um registro da quantidade real de cada um. O processo de auditoria envolve trazer pessoal de outros departamentos para contar o inventário. Os funcionários comparam a segunda contagem com a primeira e identificam eventuais discrepâncias. Outro grupo de funcionários faz uma nova contagem das discrepâncias, para determinar a contagem final. Uma vez que as quantidades finais de inventário sejam determinadas, os números registrados no sistema são ajustados, para se igualarem com a contagem realizada pela auditoria.

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