Confira as políticas de sua empresa a respeito de pedidos de licença; deve haver algo a respeito no manual da empresa. O departamento de recursos humanos também pode ajudar e pode até haver um formulário para preencher e anexar à sua carta.

Comece uma carta comercial com a data, um espaço e então o nome completo, cargo, nome da empresa e o endereço da pessoa a quem está enviando a carta. Em alguns casos você não saberá o nome, então deixe em branco.

Inicie a carta com os motivos de estar escrevendo. Descreva os eventos que estão te levando a pedir a licença.

Discuta os detalhes da sua ausência. Diga o que estará fazendo durante esse período e quanto tempo planeja ficar fora.

Discuta sobre os trabalhos que tem prestado à empresa e assegure ao destinatário que a empresa não terá qualquer problema durante seu tempo fora. Ofereça um número de contato se tiver um e for possível. Você deve garantir a seu superior que tudo dará certo durante esse tempo, mas não deixe-o pensar que você não é necessário, ou você pode acabar ficando sem o seu emprego.

Em seu parágrafo de encerramento, deixe informações de contato para que sua empresa possa se comunicar com você. Inclua um endereço de e-mail, um numero de telefone e seu endereço residencial. Em alguns casos, é interessante escrever tais informações na parte de cima ou de baixo da carta.

Termine com um agradecimento, uma saudação e pule algumas linhas antes de colocar seu nome. Assim que a carta estiver impressa, assine o documento no espaço entre a saudação e seu nome.

Imprima pelo menos uma cópia para a pessoa e outra para você guardar. É sempre bom ter cópias desse tipo de documento.