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Exemplos de atas de uma reunião

As atas de uma reunião de negócios documentam a informação pertinente sobre uma reunião específica, incluindo os participantes, local e data da reunião. Os participantes geralmente são membros da diretoria, acionistas ou executivos da empresa. O propósito das atas é registrar quem disse o que e documentar qualquer ação ou votação. A pessoa liderando a reunião frequentemente observará que algo sendo dito deve ficar "não registrado", o que significa que não deve ser anotado ou gravado. A data, tempo e local da próxima reunião devem ser um dos últimos itens incluídos nas atas.

O propósito das atas é registrar quem disse o que e documentar quaisquer ação ou votação (meeting image by Thorsten Frisch from Fotolia.com)

Categorias de atas

Dependendo do tamanho da empresa ou corporação, as atas tipicamente incluem: nome da empresa; data da reunião; horário de início e fim; nomes e títulos daqueles que lideram a reunião; e o nome da pessoa responsável pela ata (geralmente o secretário da empresa).

Algumas atas incluem uma declaração inicial de posição financeira lida por um dos líderes da reunião. As atas também devem incluir qualquer ação e votação, se houver. Nesse caso, a pessoa que propõe a votação deve ser registrada, bem como aquele que sustentar o voto. O número de votos negativos e positivos deve ser incluído. As atas também devem incluir nome e título de qualquer pessoa dando um relatório, como o tesoureiro ou membro do comitê.

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Registrar quem disse o quê

A pessoa responsável pela ata geralmente o faz usando um gravador ou vídeo. Em empresas menores, a pessoa pode fazê-lo a mão. É crucial dar o nome correto de cada pessoa que fale durante a reunião. Colocar placas com os nomes na mesa durante a reunião é uma das melhores formas de uma pessoa registrando a ata dar os nomes com precisão.

Registrar os participantes

Um dos títulos no topo das minutas, geralmente colocado após o nome da empresa, data, horário e local da reunião, é uma lista de quem compareceu e uma lista de quem estava ausente. Essas categorias às vezes são identificadas como "presentes" e "ausentes". O nome da pessoa registrando a ata, geralmente chamado de secretário, pode ser colocado abaixo da lista de presentes/ausentes.

Precisão no registro e edição de atas

Gravar uma reunião para escrever a ata é a forma mais precisa de registrar o que foi dito e por quem. O uso de um gravador significa que se deve confiar nas notas escritas a mão para determinar quem disse o quê. As atas não precisam refletir cada palavra dita por cada pessoa, mas devem refletir com precisão o que eles quiseram dizer. A pessoa registrando a ata deve voltar imediatamente após a reunião, com a memória ainda fresca, e identificar todos os participantes.

Geralmente, uma segunda pessoa revisa e aprova as atas antes delas serem distribuídas para executivos ou membros da diretoria. Às vezes, aquela pessoa é o vice-presidente ou outro membro designado. As atas de uma reunião anterior geralmente são distribuídas com a programação da próxima reunião, se disponível.

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Referências

Recursos

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