Como administrar com êxito uma associação de condomínios

Escrito por angie walls | Traduzido por fabiana silva
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Como administrar com êxito uma associação de condomínios
Uma administração de condomínio eficiente começa com um planejamento estratégico (west avenue condos image by Wimbledon from Fotolia.com)

Ser responsável por uma associação de condomínio não é uma tarefa fácil. Com a administração sendo feita por pessoa física ou jurídica, geralmente fica-se encarregado ​​pela manutenção dos edifícios, piscinas e das outras áreas comuns. Você também terá de fazer com que os condôminos cumpram as regras estabelecidas para o côndomínio, e isso pode causar muita controvérsia. De acordo com o site CNNMoney.com, os proprietários de imóveis pagam de R$ 200,00 a R$ 21.000,00 por ano para viver em um condomínio, e isso cria muita pressão sobre a associação para que ela seja financeiramente responsável, cumpra com as normas de manutenção e limpeza e que agregue valor aos condomínio.

Nível de dificuldade:
Desafiante

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O que você precisa?

  • Software de processamento de texto
  • Software de planilha
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Instruções

  1. 1

    Identifique as principais operações pelas quais estará encarregado. Com o auxílio de um software de processamento de texto, documente as áreas sob a responsabilidade da associação. Elas podem incluir a manutenção de edifícios, o paisagismo, as piscinas, as áreas de lazer e as outras instalações de uso comum, a coleta de lixo, a limpeza de emergência, como retirada de neve ou gelo (para o caso de regiões que em neva) e a segurança do edifício. Anote as outras áreas de administração, tais como fazer com que os proprietários dos imóveis cumpram as regras do condomínio, responder às reclamações, realizar reuniões regulares da associação e cobrar as taxas mensais ou anuais.

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    Determine a mão de obra necessária para o funcionamento das instalações. Estabeleça relações com fornecedores locais, para que forneçam os serviços de manutenção. Esteja preparado para contratar um advogado, caso surja uma ação legal.

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    Os serviços de emergência requerem uma ação rápida (snow 3 image by Omely from Fotolia.com)
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    Planeje cuidadosamente o orçamento anual. Crie um modelo em um programa de planilhas, como o Microsoft Excel. Comece com as atividades que requerem um maior nível de reparo, como a substituição do telhado, depois faça a distribuição adequada das tarefas para o serviço de limpeza, substituição do asfalto, paisagismo, controle de pragas, climatização dos ambientes, pintura externa e outros. Inspecione todas as unidades para determinar que ação é necessária, crie um fundo de reserva para o caso de danos decorrentes de algum desastre natural.

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    Um orçamento eficaz ajuda a manter os gastos controlados (business charts with us money image by Andrew Brown from Fotolia.com)
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    Documente um conjunto de normas para reparo e manutenção. Isso é fundamental para o planejamento de uma manutenção de longo prazo das operações normais do edifício. Estabeleça o que representa estar "limpo". Defina um padrão para o que julga ser necessário para programar as atividades de controle de pragas, o serviço de climatização e outros serviços regulares de manutenção. Ao determinar a urgência de certos reparos, é reduzida a chance de exceder o orçamento. Além disso, faz com que se concentre nas operações essenciais, necessárias para administrar a comunidade.

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    Mantenha a manutenção em dia para agregar valor ao condomínio (maintenance boats image by Ivonne Wierink from Fotolia.com)
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    Seja o mais diplomático possível com os condôminos. Discussões sobre as regras da associação podem rapidamente levar a guerras judiciais. As reuniões da associação são fóruns abertos para os proprietários dos imóveis exporem suas dúvidas. Quando as reclamações forem apresentadas pessoalmente ou por escrito, responda-as de maneira eficiente e respeitosa.

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    Documente e avalie regularmente todas as operações. Uma avaliação do orçamento e das operações realizada ao final de cada ano ajuda a determinar a eficácia das ações e se precisa mudar sua abordagem para o próximo ano. Guarde todos os recibos de manutenção, contratos legais, informações sobre seguros e registros financeiros juntos, em um sistema de arquivamento organizado para referência futura.

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    Seja financeiramente responsável mantendo um registro de tudo que diz respeito à associação (hanging files image by Willee Cole from Fotolia.com)

Dicas & Advertências

  • Se a comunidade tiver 30 unidades ou mais, a contratação de uma empresa de gerenciamento de propriedade pode ser útil, uma vez que será difícil para um indivíduo gerenciar de modo eficaz todas as operações do condomínio.
  • Pode-se enfrentar processos judiciais caros, se não acompanhar as normas de construção ou se não mantiver um registro preciso das atividades financeiras.

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