Carta para mudança de procedimentos de cobrança

Escrito por georgia dennis | Traduzido por elia regina previato
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Carta para mudança de procedimentos de cobrança
Os clientes merecem cartas descrevendo as mudanças na forma de cobrança que possam afetá-los (Jupiterimages/Pixland/Getty Images)

As cartas aos clientes geralmente seguem formatos específicos e parecem bem planejadas e profissionais. Elas têm elementos que são universais, como saudações e fechamentos. As que falam de procedimentos de faturamento contêm informações sobre as políticas de pagamento de uma empresa e descrevem como os clientes devem pagar suas contas. As alterações nessas políticas devem ser comunicadas por carta enviada pelo correio ao cliente, informando-os por escrito sobre as mudanças ocorridas.

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Abertura

A abertura da carta contém a data em que foi escrita, as informações de contato do destinatário e uma saudação. A seção da carta com a saudação "Prezado Cliente" será escrita em espaço duplo abaixo das informações de contato do cliente. A saudação aborda o cliente corretamente com títulos como Sr. ou Sra. e o sobrenome.

Propósito da carta

O parágrafo de propósito informa ao seu cliente que você está escrevendo para que saiba que ocorrerão mudanças no sistema de cobrança. Este parágrafo também deve incluir garantias de que esta carta não é uma fatura de cobrança.

Efeitos no consumidor

O parágrafo sobre os efeitos é detalhado e lista as maneiras pelas quais as mudanças que sua empresa está implementando impactarão o cliente. Esses efeitos podem incluir um novo endereço de cobrança para onde devem ser enviados os pagamentos ou novas datas de faturamento. Essas mudanças devem ser redigidas de forma positiva e em favor do cliente. Cada mudança deve ser descrita como benefício para o cliente, bem como para sua empresa.

Fechamento

A seção de fechamento deve incluir sua declaração de encerramento para o cliente, como "Obrigado por seu patrocínio", "Sinceramente" ou um simples "Obrigado". Incluirá o seu nome digitado, sua assinatura e informações de contato. Um endereço de e-mail também deve ser incluído para que os clientes entre em contato com você, caso tenham alguma pergunta.

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