O que é uma coordenação de projetos?

Escrito por maggie gebremichael | Traduzido por jose airton almeida neto
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 O que é uma coordenação de projetos?
A coordenação de projetos significa o planejamento e a gestão de várias tarefas envolvidas em um projeto (business colleagues preparing for business meeting image by Vladimir Melnik from Fotolia.com)

Coordenar um projeto geralmente significa planejar e administrar várias tarefas ao mesmo tempo. A coordenação é essencial para uma empresa que lide com dois ou mais projetos relacionados. Os projetos variam de acordo com os objetivos dos negócios, podendo ir desde o um lançamento de um novo produto ou à expansão de serviços para novas áreas. Um coordenador de projetos frequentemente desempenha papéis e responsabilidades diferentes, dependendo do ramo, do tamanho e das metas do negócio. As corporações, por exemplo, podem designar separadamente coordenadores de projetos para lidar com assuntos internacionais e domésticos; ao passo que as microempresas podem integrar tarefas básicas de projetos de coordenação a funções administrativas. Os coordenadores de projetos podem agir como protagonistas nas tomadas de decisões ou auxiliar na liderança da gestão.

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Fundamentos

O escopo do projeto (projetos com vários times integrados ou considerando opções alternativas, por exemplo) e a duração (curto prazo e prazo final) representam as características essenciails, principalmente tendo que uma coordenação eficiente requer planejamento a longo prazo aliado a uma execução contínua. Por exemplo, se a sua empresa pretende abrir uma nova sede, então você deve prever com exatidão o tempo necessário para construir uma loja, obter licenças e alvarás, comprar móveis, equipamentos e contratar e treinar os funcionários. No entanto, um atraso no recebimento das mercadorias pode afetar e encarecer um projeto como um todo

Funcionários

Para manter a eficiência, designe alguém ou uma equipe para realizar a coordenação do projeto. Os coordenadores de projetos deve resolver problemas com facilidade para poder prever e dar conta dos atrasos inesperados ou das situações adversas. Além disso, eles devem estar prontos para interagir e negociar com vários tipos de pessoas. Se um projeto envolve trabalhar com uma empresa no México, então os coordenadores devem estar cientes de que o modo como se faz negócios no México não é o mesmo nos Estados Unidos. Se você não puder criar uma função de coordenador de projetos à parte, modifique as obrigações do coordenador de projetos para desemprenhar a função de assessoria da equipe executiva. Por exemplo, um assessor de projeto poderia marcar reuniões, preparar pautas para discussões e avaliar os avanços tendo como meta principal, assessorar a eficiência do projeto.

Software

Adote o uso de programas de software para aumentar a eficiência, assim como também manter os arquivos de projetos e administrar as informações mais importantes. Para alguns projetos, as planilhas eletrônicas, os gráficos e tabelas funcionam muito bem. Você também pode utilizar programas como o Microsoft Excel ou o Microsoft Project, ou desenvolver um software próprio. Você pode, por exemplo, utilizar um programa para focar em um aspecto importante, tal como os custos totais do projeto incorridos ou as questões de controle de qualidade. Certifique-se de facilitar o acesso às informações para os participantes mais importantes.

Considerações

Alguns projetos envolvem pessoas de diferentes organizações ou empresas que trabalham juntas para alcançar uma mesma meta. Analise constantemente os riscos do projeto, tal como a inaptidão de um membro da equipe para obter uma licença ou distribuir as mercadorias no tempo certo. A coordenação de um projeto deve incluir planos de contingência que podem ser rapidamente implementados se necessário.

Gestão

A fase de coordenação de um projeto normalmente consiste em criar uma meta geral, planejar tarefas essenciais e fortalecer a execução e o controle do projeto. Desenvolva análises de SWOT (sigla inglesa para forças, fraquezas, oportunidades e riscos) ou STEP (social, tecnológico, econômico e político, também referentes ao inglês) em todo o processo para avaliar o progresso do projeto.

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