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Pontos fortes de um recepcionista

Atualizado em 17 abril, 2017

Geralmente a primeira pessoa que você contatará em uma grande empresa é o recepcionista, mesmo que você saiba com quem precisa falar. Ele atende ao telefone e é o primeiro rosto que você verá quando for ao escritório pessoalmente. Seu comportamento e conduta são reflexos externos da empresa, e seu papel é crucial ao dar uma primeira boa impressão da empresa. O recepcionista deve fazer com que hóspedes e clientes sintam-se à vontade, e que o público em geral consiga as informações que precisa em tempo hábil.

Um recepcionista competente compreende que representar a empresa é uma de suas obrigações (Jupiterimages/Goodshoot/Getty Images)

Personalidade agradável

A personalidade de um recepcionista é essencial para causar primeiras impressões positivas em clientes e hóspedes. O recepcionista deve ser capaz de cumprir suas tarefas, tais como atender a telefonemas, encaminhar chamadas e receber os visitantes com cortesia e profissionalismo. Ele deve ser prestativo e atencioso ao responder a perguntas e fornecer respostas precisas a respeito da empresa. Um sorriso verdadeiro é um modo simples e bastante eficiente de mostrar um caráter agradável e fazer com que uma boa primeira impressão dure. Por ser o contato de serviço ao cliente, o recepcionista precisa também aprender a controlar suas emoções e controlar a raiva e os níveis de estresse quando está lidando com clientes difíceis. O recepcionista sempre deve reagir de modo calmo e diplomático.

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O recepcionista deve sempre prezar pela imagem da empresa (Jupiterimages/Pixland/Getty Images)

Comunicação forte

Ser um ouvinte atento, comunicar-se claramente e compreender documentos escritos complexos são habilidades de comunicação que um recepcionista deve ter. Ele precisa ser capaz de escutar pacientemente os clientes, compreender as solicitações dos clientes ao confirmar seus anseios e solucionar questões de modo adequado. Ao fornecer informações e direções, o recepcionista deve utilizar termos claros e simples, de modo que hóspedes, clientes e colegas entendam facilmente. Por trabalhar com uma variedade de processos e procedimentos, o recepcionista também precisa compreender a comunicação escrita de uma variedade de documentos relacionados ao trabalho.

O recepcionista tem função essencial na organização das empresas (Chris Clinton/Photodisc/Getty Images)

Organização

Dependendo do tamanho da empresa e da complexidade do papel do recepcionista, ele pode ter um grande número de pessoas que dependem de sua confiabilidade e de sua habilidade de cumprir muitas obrigações. Um forte senso de organização, atenção a detalhes, independência e iniciativa são qualidades que um recepcionista organizado precisa ter. Um profissional que tem múltiplas responsabilidades e desafios e cumpre seus prazos e exigências do trabalho será conhecido como um colaborador confiável e sério dentro da empresa.

O recepcionista lida com as mais diversas situações (George Doyle/Stockbyte/Getty Images)

Ter bom conhecimento

O recepcionista deve ter conhecimento das informações corretas para responder aos questionamentos do público em geral, clientes e hóspedes. Ser capaz de fornecer informações essenciais que dizem respeito à empresa, suas atividades e a localização de membros e departamentos são coisas que todo recepcionista deve saber. Além do mais, dependendo do que é exigido do recepcionista, ele deve estar apto a utilizar uma gama de ferramentas tecnológicas do escritório que o ajudarão a ser eficiente e a completar suas tarefas no tempo determinado.

Conhecimento nunca é demais, principalmente quando se lida com diversos públicos (Christopher Robbins/Photodisc/Getty Images)
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Referências

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