Quais são os deveres de um assistente de escritório em uma companhia de seguro?

Escrito por david ingram Google | Traduzido por arthur mello
Quais são os deveres de um assistente de escritório em uma companhia de seguro?

Assistentes de escritório mantém sistemas de arquivamento

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Assistentes de escritório, também chamados de assistentes administrativos ou secretários, são empregados em uma ampla variedade de organizações, incluindo companhias de seguros. Assistentes de escritório lidam com minúcias administrativas necessárias para preencher os deveres de seus supervisores, permitindo que os supervisores foquem seu tempo em atividades mais estratégicas e produtivas. Em companhias de seguros, o trabalho normalmente consiste de contato extensivo com clientes e provedores de serviços, e assistência com funções de processamento de apólices e reclamações.

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Criação e manutenção de bases de dados

Assistentes de escritório frequentemente são designadas para criar e manter grandes bases de dados em uma grande variedade de formas, incluindo planilhas, listas manuscritas e programas de armazenamento de dados como Microsoft Access. Bases de dados de gestão de relacionamento com consumidores (GRC) incluem toda a informação relacionada aos clientes potenciais e atuais, incluindo informações de apólices, relacionamento e anotações sobre os resultados dos contatos. Bases de dados de produtos de seguros e suas propriedades devem ser mantidas por motivos de marketing. Bases de dados relacionadas a empregados, como educação contínua (EC), registros de créditos para agentes de vendas ou uma matriz dos resultados de vendas dos agentes são vitais para a eficiência das operações internas.

Relações com clientes

Assistentes de escritório servem como um ponto de contato entre clientes, agentes e seguradores, respondendo e fazendo ligações telefônicas, recebendo e organizando as correspondências e fazendo os rascunhos das cartas e e-mails enviados. O assistente de escritório pode cuidar de uma variedade de questões de clientes, permitindo que seguradores, gerentes e executivos foquem em problemas mais vitais, como obter novos consumidores ou cuidando de contas de alto retorno.

Deveres administrativos

Tarefas administrativas compõem uma parcela significativa das tarefas de um assistente de escritório. A maioria das tarefas administrativas inclui encomendar material de escritório, juntar e enviar material de propaganda e processar aplicações de apólices. Os assistentes enviam notificações relacionadas a apólices e lidam com a correspondência entre provedores de serviços como médicos, mecânicos e empreiteiros. O trabalho pode incluir uma grande variedade de tarefas administrativas aparentemente aleatórias também, como preencher, copia, escanear e enfiar por fax qualquer coisa necessária aos departamentos para os quais o assistente administrativo trabalhe. Os assistentes normalmente são incluídos em times temporários de projetos para lidar com esse tipo de detalhe.

Papel de conexão

Assistentes de agentes de seguros, seguradores e gerentes frequentemente atuam como uma ligação entre seus supervisores e outros empregados. Se um segurador deseja contatar um gerente de contas para verificar o estado dos trâmites de pagamentos feitos pelo segurado, por exemplo, provavelmente será pedido ao assistente para falar com o gerente da conta e levar a informação de volta ao segurador. O papel de ligação preenche o principal objetivo do trabalho de um assistente de escritório, permitindo que o supervisor foque em tarefas mais vitais e produtivas, em vez de perder tempo localizando e comunicando-se com outros gerentes pessoalmente.

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