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Cinco dicas para deixar as reuniões de trabalho mais produtivas

O cenário se repete. Você tem uma reunião para tratar do trabalho na empresa. Todos se juntam, começam a falar do tema. No entanto, no meio do caminho, o tema se perde e vários outros assuntos vêm à tona. A reunião que deveria durar uma hora alcança três horas. E, sobre o problema inicial, nenhuma solução é tomada. O cenário relatado é comum em empresas pelo mundo. Para tornar as reuniões mais produtivas, siga nossas cinco dicas abaixo.

Reuniões podem ser longas e sem objetivo definido (Digital Vision./Photodisc/Getty Images)

Avalie a necessidade da reunião

O primeiro passo para evitar uma reunião improdutiva é se perguntar se ela é realmente necessária. Existe o risco de este encontro ser apenas para cumprir agenda, por estar programado e nem chefe nem subordinados saberem exatamente do que tratar nesta oportunidade. Para saber se a reunião é necessária, questione-se: qual a finalidade do encontro? Qual objetivo de se reunir com os colegas?

Pergunte-se se a reunião é necessária e defina uma pauta (BananaStock/BananaStock/Getty Images)

Chame as pessoas-chave para a reunião

Se a reunião for mesmo necessária, verifique quem tem de participar da reunião. De nada adianta chamar toda a equipe se houver funcionários que não estão envolvidos com o projeto que será discutido. Na lista, devem constar pessoas que possam contribuir com o assunto em questão. Quanto menos pessoas, melhor. O ideal é que apenas os líderes, pessoas que possam tomar as decisões, participem. O organizador do encontro deve, antes da reunião, informar o objetivo do encontro. A reunião deve ter hora para começar e acabar.

Pessoas-chave devem participar do encontro (Stockbyte/Stockbyte/Getty Images)

Escolha um local adequado

Leve em conta o objetivo da reunião, antes de escolher o local adequado. Se houver algum tipo de apresentação, é preciso uma sala ampla, com material audiovisual. Todos os presentes precisam enxergar com facilidade a apresentação. Se a reunião for para brainstorm, onde devem nascer ideias diversas, o ambiente tem de ser inspirador, como com pufes e objetos que ajudem o colaborador a soltar a imaginação. Cheque se o ambiente da reunião é arejado e iluminado o suficiente e se há o silêncio necessário para a realização do encontro.

Cheque se o ambiente é adequado para o encontro (George Doyle/Stockbyte/Getty Images)

Prepare uma pauta para a reunião

Enumere os temas a serem abordados na reunião. Eles devem ser claros e objetivos. A cada assunto tratado, é necessário que seja criada uma ação. Estipule um tempo para tratar cada item da pauta. Ao final, haverá uma ação a ser feita para cada item tratado, com prazo e um responsável. Ao fim da reunião, encaminhe uma ata sobre os assuntos tratados e as deliberações para os participantes.

Ao final da reunião, devem ser definidas ações para os assuntos tratados (Digital Vision./Digital Vision/Getty Images)

Certifique-se de que não haverá interrupções

Com local adequado, pessoas-chave envolvidas, pauta e horário definidos, é preciso também se atentar para o andamento da reunião. Trate cada item dentro do tempo estipulado e se certifique de terminar o encontro no horário estipulado. Por fim, tenha certeza que não haverá interrupções que possam comprometer o andamento da reunião. Peça aos presentes que desliguem seus celulares. E que não utilizem os computadores durante a conversa. Deixe os colegas de trabalho avisados de que a reunião não pode ser interrompida.

Certifique-se de que não haverá interrupções (Jupiterimages/Pixland/Getty Images)
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